Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

Table des matières

1 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle vise à protéger la vie privée des particuliers en ce qui a trait aux renseignements les concernant dont dispose une institution fédérale et d’accorder à ces particuliers un droit d’accès à ces renseignements.

Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) est assujetti à la Loi depuis qu’il a été établi en tant qu’organisme indépendant le 12 décembre 2006 lors de l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales, qui constitue la partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le présent Rapport annuel sur la Loi pour 2020-2021 a été préparé afin d’être déposé devant la Chambre des communes et le Sénat. Le Rapport fournit une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur la Loi du SPPC. En outre, il rend compte des tendances qui se dessinent, des activités de formation et des politiques, des lignes directrices et des procédures internes relativement à l’application de la Loi au SPPC.

2 Le Service des poursuites pénales du Canada

Le mandat du SPPC est énoncé dans la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP). Aux termes de la LDPP, en sa qualité de sous-procureure générale du Canada, la directrice des poursuites pénales (DPP) exerce les attributions suivantes :

La LDPP confère également à la DPP le pouvoir :

La DPP a également le rang et le statut d’administratrice générale de ministère et, à ce titre, est responsable de la gestion du SPPC comme organisme gouvernemental distinct.

3 Le Bureau de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP est premier responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de la Loi sur l’accès à l’information (collectivement désignées sous le nom de l’AIPRP). Il traite directement avec le grand public concernant les demandes d’accès à l’information, il communique avec les bureaux de première responsabilité (les experts en la matière) pour répondre aux demandes et il sert de centre d’excellence en matière d’AIPRP au sein du SPPC.

Le Bureau de l’AIPRP assume les responsabilités suivantes :

3.1 Structure organisationnelle

En date de février 2021, la directrice générale, Communications et affaires parlementaires (CAP), agit à titre de coordonnatrice de l’AIPRP au sein du SPPC. Le rôle était précédemment occupé par la directrice exécutive de la Division de la planification ministérielle et des relations externes.

Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, le Bureau de l’AIPRP était composé d’une gestionnaire, de deux conseillers principaux, de deux conseillers et d’un agent de l’AIPRP.

L’organigramme ci-dessous décrit la structure organisationnelle du Bureau de l’AIPRP au 31 mars 2021 :

Figure 1 : Structure organisationnelle
Carte organizationelle du Structure de gouvernance de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Version textuelle

Figure 1 : Structure organisationnelle

4 Pouvoirs délégués

En vertu de l’article 95(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, désigner un ou plusieurs cadres ou employés de l’institution pour exercer les attributions qui lui sont conférées par la Loi.

En qualité de « responsable d’institution fédérale », la DPP a délégué à la directrice générale des CAP, à la directrice générale principale des Services ministériels et à la gestionnaire du Bureau de l’AIPRP, les attributions dont elle est investie en vertu de la Loi (voir l’Arrêté sur la délégation à l’annexe A). La gestionnaire du Bureau de l’AIPRP exerce ce pouvoir en l’absence de la directrice générale des CAP. La directrice générale principale des Services ministériels exerce ce pouvoir en l’absence de la directrice générale des CAP et de la gestionnaire du Bureau de l’AIPRP.

5 Rendement

La partie ci-dessous fournit un aperçu des principales données sur le rendement du SPPC pour l’exercice visé, comme l’indique le Rapport statistique sur la Loi de 2020-2021, reproduit à l’annexe B du présent rapport.

5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

5.1.1 Nombre de demandes

De toutes les demandes de renseignements personnels reçues par le SPPC au cours de la période visée par le présent rapport, 84 % ont été présentées en ligne.

Le SPPC a reçu 19 demandes officielles de renseignements personnels en 2020-2021, à l’instar des deux exercices précédents.

En outre, trois (3) demandes ont été reportées de 2019-2020. Au total, le SPPC avait 22 demandes à traiter en 2020-2021.

Depuis sa création le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 213 demandes de renseignements personnels. Au fil des ans, l’organisme a connu périodiquement une série d’augmentations marquées du nombre de demandes reçues. Malgré les fluctuations, la tendance générale des 14 derniers exercices semble indiquer que le nombre de demandes reçues par le SPPC est progressivement à la hausse.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Figure 2 : Demandes reçues depuis 2006
Demandes reçues depuis 2006

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

Figure 2 : Demandes reçues depuis 2006 - Version textuelle
Demandes reçues depuis 2006
2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
1 9 7 17 8 13 16 21 11 14 23 16 19 19 19

5.2 Demandes fermées pendant l’exercice financier

5.2.1 Dispositions prises à l’égard des demandes

Sur les 22 demandes reçues en 2020-2021 ou reportées de l’exercice précédent, le SPPC a répondu à 15 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente une baisse de 38 % par rapport au nombre de demandes fermées en 2019-2020, mais un taux de fermeture semblable à celui des périodes de rapport antérieures. Le diagramme ci-dessous présente les taux de fermeture des cinq (5) derniers exercices.

Figure 3 : Demandes fermées depuis 2016
Demandes fermées depuis 2016
Figure 3 : Demandes fermées depuis 2016 - Version textuelle
Demandes fermées depuis 2016
Exercice financier Nombre de demandes reçues dans l’exercice financier ou reportées de l’exercice précédent Nombre de demandes fermées % de demandes fermées
2016-2017 29 20 69%
2017-2018 25 18 72%
2018-2019 26 18 69%
2019-2020 27 24 89%
2020-2021 22 15 68%

Sept (7) demandes demeuraient en suspens au 31 mars 2020 et ont été reportées à l’exercice financier suivant. Comparativement, trois (3) demandes étaient en suspens à la fin de l’exercice financier précédent.

Le diagramme ci-dessous présente la ventilation des dispositions prises à l’égard des demandes fermées en 2020-2021 :

Figure 4 : Dispositions prises à l’égard des demandes fermées
Dispositions prises à l’égard des demandes fermées
Figure 4 : Dispositions prises à l’égard des demandes fermées - Version textuelle
Dispositions prises à l’égard des demandes fermées
Communication totale Communication partielle Aucun document n’existe Abandonnée
7 % 60 % 20 % 13 %

Parmi les 15 demandes fermées en 2020-2021, on a communiqué des documents en totalité ou en partie dans 10 cas. Dans l’ensemble, 62 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices ont donné lieu à une divulgation complète ou partielle des documents aux demandeurs.

Parmi les demandes fermées en 2020-2021, il n’y en avait aucune pour laquelle tous les documents étaient visés par des exceptions ou des exclusions, comme ce fût le cas lors de l’exercice précédent. Les autres demandes ont été traitées comme suit :

Aucun document n’existe

Trois (3) demandes n’ont pu être traitées du fait que le SPPC ne détenait aucun document pertinent. Dans la mesure du possible, nous avons fourni aux demandeurs le nom des institutions gouvernementales susceptibles de détenir les documents recherchés et leurs coordonnées.

Demandes abandonnées

Deux (2) demandes ont été abandonnées par les demandeurs. Un abandon survient généralement lorsque des précisions leur sont demandées. Si ceux-ci ne les fournissent pas, on considère la demande comme abandonnée. Dans d’autres cas, les demandeurs choisissent d’abandonner leurs demandes.

5.2.2 Nombre de pages traitées

Pour les 15 dossiers fermés en 2020-2021, le SPPC a traité 1 273 pages pertinentes, soit 65 % moins de pages que pendant l’exercice précédent. Cette baisse peut être attribuable aux répercussions des restrictions liées à la COVID-19 sur les activités en matière d’AIPRP, lorsque des confinements ont été imposés à l’échelle locale en cours d’exercice relativement aux opérations et aux autres activités.

Dans le cadre de ces demandes, le Bureau de l’AIPRP du SPPC a aussi examiné 1 188 pages de plus, reçues de l’ensemble de l’organisme, lesquelles n’ont pas été jugées pertinentes au bout du compte et n’ont donc pas été incluses dans les réponses.

Le diagramme ci-dessous présente un résumé du volume de pages pertinentes traitées par le SPPC au cours des cinq (5) exercices précédents :

Figure 5 : Pages traitées pour les demandes fermées depuis 2016
Pages traitées pour les demandes fermées depuis 2016
Figure 5 : Pages traitées pour les demandes fermées depuis 2016 - Version textuelle
Pages traitées pour les demandes fermées depuis 2016
2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
1 475 15 723 71 348 3 631 1 273

5.2.3 Délai de traitement

Des demandes fermées en 2020-2021, 12 ont été traitées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi, ce qui représente 80 % des demandes. Il s’agit d’une proportion similaire aux demandes fermées dans le même délai en 2019-2020.

La proportion de demandes fermées dans les 30 jours suivant leur réception a augmenté de façon constante depuis les cinq (5) derniers exercices, mise à part une diminution du taux en 2017-2018 en raison d’une pénurie de ressources humaines au Bureau de l’AIPRP. Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Figure 6 : Demandes fermées dans un délai de 30 jours depuis 2016
Demandes fermées dans un délai de 30 jours depuis 2016
Figure 6 : Demandes fermées dans un délai de 30 jours depuis 2016 - Version textuelle
Demandes fermées dans un délai de 30 jours depuis 2016
  2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
  75 % 39 % 67 % 79 % 80 %

Au cours des trois (3) derniers exercices, le SPPC a traité 75 % des demandes fermées dans les 30 jours suivant leur réception.

Le tableau ci-dessous indique une ventilation du nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes en 2020-2021 :

Tableau 1: Délai de traitement
Délai de traitement Nombre de demandes %
1 à 15 jours 4 27%
16 à 30 jours 8 53%
31 à 60 jours 2 13%
61 à 120 jours 0 0%
121 à 180 jours 1 7%
Total 15 100%

5.2.4 Exceptions

Le droit d’accès d’un particulier aux renseignements personnels le concernant est assujetti à des exceptions limitées et spécifiques. Les limitations du droit d’accès sont énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation des exceptions que le SPPC a appliquées aux demandes fermées en 2020-2021 :

Figure 7 : Les exceptions invoquées
Les exceptions invoquées
Figure 7 : Les exceptions invoquées - Version textuelle
Les exceptions invoquées
  Paragraph 12(1) Alinéa 19(1)(c) Alinéa 22(1)(b) Article 26 Article 27
Nombre de demandes fermées 0 1 0 9 5

Au cours des cinq (5) derniers exercices, l’article 26 (renseignements concernant un autre individu) et l’article 27 (secret professionnel des avocats) de la Loi sont les exceptions les plus souvent invoquées par le SPPC pour soustraire des renseignements aux documents divulgués. Cela reflète le mandat du SPPC, qui consiste à mener des poursuites fédérales, lesquelles mettent souvent en cause des renseignements personnels, et à fournir des conseils juridiques aux organismes chargés de l’application de la loi et aux organismes d’enquête à l’égard des poursuites.

5.2.5 Exclusions

Les documents ou les parties de ceux-ci auxquels la Loi ne s’applique pas sont dits « exclus ». Aux termes de l’article 69, la Loi ne s’applique pas aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. Les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, également appelés documents confidentiels du Cabinet, créés il y a moins de 20 ans sont aussi exclus de l’application de la Loi, conformément à l’article 70.

Le SPPC n’a invoqué aucune exclusion en 2020-2021.

5.2.6 Format des documents communiqués

En ce qui concerne les 10 demandes pour lesquelles le SPPC a communiqué en totalité ou en partie des documents pertinents en 2020-2021, tous les renseignements ont été fournis par voie électronique aux demandeurs. Il s’agit-là d’une augmentation par rapport à l’exercice précédent, alors que 92 % des renseignements avaient été communiqués électroniquement.

Dans l’ensemble, au cours des cinq (5) derniers exercices, les documents ont été communiqués par voie électronique dans 78 % des cas, par courriel ou sur disque compact, et sur papier, dans 22 % des cas.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des communications effectuées par voie électronique et sur papier d’une année à l’autre :

Figure 8 : Format des documents communiqués depuis 2016
Format des documents communiqués depuis 2016
Figure 8 : Format des documents communiqués depuis 2016 - Version textuelle
Format des documents communiqués depuis 2016
  2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Papier 58 % 21 % 20 % 8 % 100 %
Électronique 42 % 79 % 80 % 92 % 0 %

5.2.7 Complexité

En raison de la nature du travail du SPPC, le traitement des demandes peut s’avérer difficile et souvent « complexe » en raison de plusieurs facteurs :

5.2.8 Présomptions de refus

Les demandes qui ne sont pas fermées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi ou dans un délai visé par une prorogation prévue par la Loi sont considérées comme des « présomptions de refus ». De plus amples renseignements sur les circonstances dans lesquelles une prorogation de la date limite initiale est permise par la Loi se trouvent à la section 5.4 (Prorogations) du présent rapport.

La vaste majorité des 15 demandes fermées pendant l’exercice a été traitée dans le délai initial imparti ou dans un délai visé par une prorogation, soit 93 % des cas.

En 2020-2021, une (1) demande liée à une poursuite a été fermée pour présomption de refus, soit trois (3) de moins que pendant l’exercice précédent. Dans ce cas-là, il a été déterminé après la fermeture de la demande qu’une prorogation aurait dû être demandée en raison de la charge de travail et d’une entrave au fonctionnement de l’institution. On a omis la prorogation en raison de circonstances exceptionnelles qui ont coïncidé avec le début de la pandémie. Par conséquent, la demande a été fermée 102 jours au-delà du délai imparti.

5.2.9 Demandes de traduction

Le SPPC n’a reçu aucune demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre en 2020-2021, à l’instar des cinq (5) derniers exercices financiers.

5.3 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Une personne peut demander à ce que l’on insère dans son fichier de renseignements personnels une mention au sujet d’une erreur ou d’une omission, lorsqu’une correction n’est pas faisable.

Aux termes de l’alinéa 12(2)a), tout individu qui a accès à ses renseignements personnels a le droit de demander une correction si :

  • il croit que les renseignements sont erronés ou incomplets;
  • les renseignements ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives (c’est-à-dire, un processus décisionnel qui le touche directement).

Il n’y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mentions durant l’exercice 2020-2021, ni au cours des cinq (5) derniers exercices.

5.4 Prorogations

L’alinéa 15 a) de la Loi autorise la prorogation du délai initial prévu par la Loi pendant une période maximale de 30 jours additionnels pour traiter une demande si l’observation du délai initial entravait de façon déraisonnable le fonctionnement de l’institution gouvernementale ou si l’institution doit consulter d’autres institutions gouvernementales, ce qui rendrait pratiquement impossible l’observation du délai.

Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC a demandé, en moyenne par année, cinq (5) prorogations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le SPPC a demandé deux (2) prorogations pour traiter les demandes fermées au cours de la période visée par le présent rapport, deux (2) de moins que pendant l’exercice précédent.

Les deux prorogations visaient la durée maximale permise par la Loi; l’une d’elles parce que les demandes comprenaient un nombre important de documents et que leur traitement dans le délai initial aurait entravé le fonctionnement du SPPC. En ce qui concerne l’autre prorogation, on a dû en faire la demande afin de mener des consultations auprès d’une autre institution fédérale.

Le tableau ci-dessous résume la durée des prorogations demandées et les motifs invoqués :

Tableau 2: Prorogations
Durée des prorogations Motif des prorogations
Paragraphe 15 a) (i) — Entrave au fonctionnement Paragraphe 15 a) (ii) — Consultation Paragraphe 15 b) — Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 0 0 0 1 0 0
Total 0 1 0 0 0 1 0 0

5.5 Demandes de consultation reçues d’autres institutions

5.5.1 Nombre de consultations

Le SPPC a reçu une (1) consultation d’une autre institution gouvernementale aux fins de traitement en vertu de la Loi en 2020-2021, soit une (1) de moins qu’en 2019-2020.

En outre, une (1) autre consultation a été reportée de l’exercice précédent. Au total, le SPPC avait deux (2) consultations à traiter en 2020-2021.

Depuis le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 120 demandes de consultation. On a observé une augmentation marquée du nombre de consultations en 2010-2011, mais le volume en général a par la suite diminué, particulièrement au cours des derniers exercices.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Figure 9 : Consultations reçues depuis 2006
Consultations reçues depuis 2006
Figure 9 : Consultations reçues depuis 2006 - Version textuelle
Consultations reçues depuis 2006
2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
2 6 7 16 24 10 12 13 7 8 2 5 5 2 1

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

5.5.2 Source des consultations

La demande de consultation reçue en 2020-2021 provenait du ministère des Transports du Canada, également assujetti à la Loi. Il s’agit d’une consultation en matière de renseignements personnels inhabituelle pour le SPPC. Au contraire, au cours des cinq (5) derniers exercices, la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de la Justice et solliciteur général de l’Alberta ont constitué les principales sources de consultations.

5.5.3 Dispositions prises et recommandations

Le SPPC a donné suite à deux (2) demandes de consultation en 2020-2021. Au 31 mars 2021, aucune consultation ne demeurait en suspens ni n’avait été reportée au prochain exercice financier.

Le SPPC a traité 686 pages aux fins de la fermeture de ces consultations, ce qui représente une importante hausse par rapport à 2019-2020, alors qu’une (1) seule page avait été traitée. La plupart des pages traitées avaient pour objet une (1) consultation ayant été reportée de l’exercice précédent.

Le diagramme ci-dessous illustre que le nombre de pages traitées au cours des cinq (5) derniers exercices a considérablement fluctué d’une année à l’autre :

Figure 10 : Pages traitées pour les consultations complétées depuis 2016
Pages traitées pour les consultations complétées depuis 2016
Figure 10 : Pages traitées pour les consultations complétées depuis 2016 - Version textuelle
Pages traitées pour les consultations complétées depuis 2016
  2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Nombre de pages traitées 1 776 17 2 618 1 686

Parmi les consultations réalisées en 2020-2021, le SPPC a recommandé la divulgation totale des documents dans un (1) cas et la divulgation en partie dans l’autre cas. Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC n’a jamais recommandé de refuser la communication de documents qui lui ont été acheminés aux fins de consultation en vertu d’une exception.

5.5.4 Délai de traitement

L’une des consultations réalisées en 2020-2021 a été terminée rapidement (dans les 15 jours suivant sa réception). Le traitement de l’autre consultation, reportée de l’exercice précédent, s’est déroulé sur plus d’un exercice en raison du volume et de la complexité des documents touchés.

Au cours des cinq (5) derniers exercices financiers, environ la moitié des consultations reçues ont été traitées dans un délai de 30 jours ou moins.

5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l’exercice 2020-2021, le SPPC n’a mené aucune consultation relative à l’application de l’article 70 (documents confidentiels du Cabinet) de la Loi.

5.7 Coûts

Au cours de l’exercice 2020-2021, le SPPC a dépensé 194 067 $ pour appliquer Loi. Les salaires ont représenté presque toutes les dépenses (193 567 $), et les biens et services ont compté pour la différence de 500 $.

Il n’y a eu aucune dépense en heures supplémentaires au cours de cette période.

6 Activités de formation et de sensibilisation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP n’a été offerte en 2020-2021.

Des présentations ont été offertes au cours de l’exercice précédent pour accroître la sensibilisation aux responsabilités de l’organisme en matière d’AIPRP. Les documents connexes sont toujours accessibles aux employés du SPPC sur le site Web interne de l’organisme. Des communiqués sur des sujets liés à l’AIPRP ont été diffusés tout au long de l’exercice dans le cadre des bulletins du SPPC, notamment pour promouvoir la Semaine du droit à l’information 2021.

Le personnel de l’AIPRP a offert de la formation informelle aux employés sur une base ad hoc portant sur le traitement des demandes de renseignements personnels et a fourni régulièrement des conseils aux responsables du SPPC sur l’interprétation de la Loi, y compris la collecte, l’utilisation, la communication et la protection adéquates des renseignements personnels.

7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

7.1 Structure de gouvernance de l’AIPRP

La Structure de gouvernance de l’AIPRP du SPPC a été approuvée par le Conseil exécutif du SPPC en octobre 2011. Elle décrit les liens hiérarchiques au sein du SPPC et précise de façon claire les responsabilités relativement à la prise de décisions aux fins de l’administration de la Loi.

7.2 Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le gouvernement du Canada publie les Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux) sur le site Web canada.ca. Cette publication fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Elle sert également de dépôt des fichiers de renseignements personnels du gouvernement, lesquels décrivent la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et éliminés afin d’administrer les programmes et services du gouvernement.

Au moins une fois l’an, le Bureau de l’AIPRP du SPPC examine et met à jour, s’il y a lieu, l’information concernant les activités et les fonds de renseignements de l’organisme dans cette publication. En 2020-2021, le SPPC n’a procédé à aucune mise à jour.

7.3 Initiatives

En tenant compte de l’inclusion et de la protection de la vie privée, le formulaire de déclaration d’atteinte à la vie privée a été mis à jour afin qu’il soit conforme aux pratiques exemplaires en matière de collecte de renseignements sur le sexe et le genre du gouvernement fédéral.

Le SPPC n’a mis en œuvre aucune nouvelle initiative concernant la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2020-2021. L’organisme prévoit de réviser les politiques et les procédures en matière de protection des renseignements personnels au cours du prochain exercice financier en vue de la modernisation continue des services numériques d’AIPRP.

En 2020-2021, les outils de protection des renseignements personnels ont aussi été mis à jour, au besoin, afin que l’organisme puisse continuer de traiter efficacement les demandes et de protéger les renseignements personnels conformément à la Loi et aux politiques et directives du Conseil du Trésor.

7.4 COVID-19 : mesures d’atténuation

La pandémie actuelle de COVID-19 a constitué un défi unique pour le Bureau de l’AIPRP. En réponse aux mesures d’urgence de santé publique mises en œuvre à la fin de l’exercice précédent, le Bureau a adapté ses activités à un environnement de travail à distance.

Au cours des trois (3) dernières années, la vaste majorité des demandeurs ont utilisé le SDAL pour présenter leurs demandes au SPPC.

Le Bureau était en grande partie préparé à la transition grâce aux efforts qu’il a réalisés au cours des dernières années pour accroître sa capacité numérique, notamment en étant l’un des premiers utilisateurs du Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL) offert à l’échelle du gouvernement. En outre, des modèles et des formulaires ont été adaptés dès le début de la pandémie pour faciliter le processus de signature électronique, et les représentants du SPPC ont transmis la plupart de leurs documents au Bureau de l’AIPRP par courriel ou au moyen de boîtes de dépôt partagées et numériques.

La capacité du Bureau à traiter certaines demandes et consultations a été grandement atteinte lorsque celles-ci avaient trait à des documents sur papier ou présentés sur disque compact. Conformément aux plans du SPPC sur la poursuite et la reprise des activités, le personnel n’était pas autorisé à travailler sur les lieux de travail pendant les périodes de confinement imposées par les administrations locales sur les activités opérationnelles ou autres. En conséquence, pendant sept (7) semaines, au cours de la période visée par le rapport, le SPPC n’a pas été en mesure de traiter ces types de documents.

Dans ces cas, le Bureau de l’AIPRP a limité les perturbations en instaurant des plans de travail pour établir les priorités et traiter les documents après le confinement. Le personnel a aussi consulté les demandeurs et d’autres institutions gouvernementales au cas par cas pour trouver des solutions afin de faire cheminer les demandes et les consultations touchées.

Une fois le confinement terminé, le personnel du Bureau de l’AIPRP a pu se rendre de nouveau sur les lieux de travail selon les exigences opérationnelles. Dans ces circonstances, le Bureau a conservé une capacité partielle pour le traitement des documents non électroniques. De légers retards de traitement se sont parfois produits, selon le volume des documents visés et les moments où le personnel était autorisé à travailler sur les lieux de travail. Des renseignements complémentaires sur la capacité sont disponibles dans le présent rapport, à l’annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2020-2021.

Même si le Bureau de l’AIPRP a fait face à des contraintes pour gérer les activités à distance, tous les efforts ont été déployés pour que les demandeurs reçoivent des réponses exhaustives dans les délais impartis.

8 Plaintes et enquêtes

Les décisions prises aux termes de la Loi sont assujetties à un système d’examen à deux échelons. Cela permet de s’assurer que les institutions gouvernementales respectent leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels ainsi que le droit des demandeurs à l’accès à leurs renseignements personnels et à un traitement équitable. Le premier échelon est une plainte officielle adressée au Commissariat à la protection de la vie privée, et le deuxième, une demande de contrôle judiciaire présentée à la Cour fédérale.

Le SPPC étudie les résultats de toutes les enquêtes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et intègre les leçons apprises dans ses processus opérationnels, s’il y a lieu.

Au cours de 2020-2021, aucune nouvelle plainte n’a été déposée auprès du CPVP contre le SPPC. En outre, le SPPC n’a reçu ni conclusion ni recommandation du Commissariat à l’égard d’une autre plainte. De même, aucune vérification sur la protection de la vie privée n’a été entreprise.

Aucune demande de contrôle judiciaire n’a été déposée auprès de la Cour fédérale au cours de l’exercice 2020-2021.

9 Suivi de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP tient à jour un système complet de rapports statistiques et de mesures du rendement. Le gestionnaire de l’AIPRP rencontre chaque semaine la coordonnatrice de l’AIPRP pour discuter de l’état des demandes actives, des plaintes et de toute question soulevée.

Le Bureau de l’AIPRP présente également à la haute direction du SPPC des rapports, sur une base ad hoc, sur ses activités, sa charge de travail, ses enquêtes et les tendances observées en matière de protection des renseignements personnels.

10 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée implique la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination irrégulière ou non autorisée de renseignements personnels de nature délicate dont il serait raisonnable de penser qu’elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à la personne concernée. Une atteinte substantielle à la vie privée doit être signalée auprès du SCT et du CPVP, comme l’exige la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du Conseil du Trésor.

En 2020-2021, le Bureau de l’AIPRP n’a reçu aucun rapport faisant état d’atteintes substantielles à la vie privée survenues au SPPC.

11 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est un outil permettant à une institution gouvernementale de s’acquitter de ses responsabilités en matière de protection de la vie privée au regard de la gestion des renseignements personnels. Les institutions effectuent des EFVP lorsqu’elles évaluent les répercussions sur la protection de la vie privée de programmes et d’activités nouveaux ou substantiellement modifiés mettant en cause des renseignements personnels.

Le SPPC n’a réalisé aucune EFVP au cours de l’exercice 2020-2021.

12 Divulgation dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu qu’ils concernent.

Plus précisément, conformément à l’alinéa 8(2)m) de la Loi, des renseignements personnels peuvent être communiqués lorsque des raisons d’intérêt public le justifient. On a procédé à une (1) telle divulgation en 2020-2021, et le CPVP en a été informé, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi. Une commission d’enquête souhaitait obtenir les noms de personnes accusées de crimes économiques. Le SPPC a soupesé les intérêts des personnes touchées et ceux du public et a décidé de se prononcer en faveur de la divulgation, à condition que la portée de la demande soit limitée à ce qui était pertinent à l’enquête et que les renseignements personnels soient utilisés uniquement aux fins de celle-ci et qu’ils ne soient pas divulgués à grande échelle.

13 Annexe A – Arrêté sur la délégation

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tels qu’ils existaient avant le 21 juin 2019, et en vertu de l’article 95(1) de la la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, présentement en vigueur, la directrice des poursuites pénales délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après les attributions qui lui sont conférés, en qualité de responsable du Bureau du directeur des poursuites pénales, par les dispositions des lois ou de leurs règlements d’application mentionnées en ce qui concerne chacun des postes. Le présent arrêté remplace et annule tout arrêté antérieur sur la délégation.

Annexe

Poste Loi sur l’accès à l’information et son règlement d’application Loi sur la protection des renseignements personnelset son règlement d’application
Directeur générale principale, Services ministériels Autorité absolue Autorité absolue
Directrice générale, Communications et Affaires parlementaires Autorité absolue Autorité absolue
Gestionnaire, AIPRP Autorité absolue Autorité absolue

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 22e jour de février 2021.

(originale signé par)

Kathleen Roussel
Directrice des poursuites pénales

14 Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 19
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 3
Total 22
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 15
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 7

Section 2 - Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 1 5 2 0 1 0 0 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 1 2 0 0 0 0 0 3
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 2
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 8 2 0 1 0 0 15
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 1
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
22.4 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 9
27 5
27.1 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Papier Électronique Autres
0 10 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
1, 273 624 12
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Communication totale 1 34 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 7 256 2 334 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 10 290 2 334 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 1 1
Communication partielle 0 0 5 4 9
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 5 5 10

2.6 Demandes fermées

 2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 
  Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 14
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 93,3

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non respect du délai prévus par la loi
Nombre de demandes fermées après le délai prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement / Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 1 0 0 0
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délai prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours de retard au-delà des délai prévus par la loi Nombre de demandes fermées au-delà des délai prévus par la loi où aucune prolongations n’a été prise Nombre de demandes fermées au-delà des délai prévus par la loi où aucune prolongations a été prise Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 1 0 1
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 0 1
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 1 1 2

Section 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
  15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
Nombre de demandes pour lesquelles une prolongations a été prise Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficile a obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne 15(b) Traduction ou cas de transfert
2 0 1 0 0 0 1 0 0
5.2 Durée des prorogations
  15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
Durée des prorogations Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficile a obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne 15(b) Traduction ou cas de transfert
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 1 0 0 0 1 0 0
31 jours ou plus - - - - - - - 0
Total 0 1 0 0 0 1 0 0

Section 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 1 1 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1 685 0 0
Total 2 686 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 2 686 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 1 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 1 2
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes

Pages commu-
niquées

1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d’ÉFVP terminées 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels (FRP)
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
  6 0 0 0

 

Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

10.1 Atteintes substantielles à la vie privée 
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 193,567 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 500 $
  • Marchés de services professionnels
0 $  
  • Autres
500 $  
Total 194,067 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 2,320
Employés à temps partiel et occasionnels 0,000
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel d’agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 2,320

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

15 Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport: 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les diff‚rents canaux.

  Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste 36
En mesure de recevoir des demandes par courriel 52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique 52

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification.

  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 7 45 0 52
Documents papiers Protégé B 7 45 0 52
Documents papiers Secret et Très secret 7 45 0 52

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification.

  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 39 13 52
Documents papiers Protégé B 0 39 13 52
Documents papiers Secret et Très secret 0 52 0 52
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