Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Table des matières

• 1 Introduction
• 2 Le Service des poursuites pénales du Canada
• 3 Le bureau de l'AIPRP
  • 3.1 Structure organisationnelle
• 4 Pouvoirs délégués
• 5 Interprétation du rapport statistique
  • 5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi
    • 5.1.1 Nombre de demandes
  • 5.2 Demandes fermées pendant l'exercice financier
    • 5.2.1 Dispositions prises à l'égard des demandes
    • 5.2.2 Nombre de pages traitées
    • 5.2.3 Délai de traitement
    • 5.2.4 Exceptions
    • 5.2.5 Exclusions
    • 5.2.6 Format des documents communiqués
    • 5.2.7 Complexité
    • 5.2.8 Présomptions de refus
    • 5.2.9 Demandes de traduction
  • 5.3 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • 5.4 Prorogations
  • 5.5 Demandes de consultation reçues d'autres institutions
    • 5.5.1 Nombre de consultations
    • 5.5.2 Sources des consultations
    • 5.5.3 Dispositions prises et recommandations
    • 5.5.4 Délai de traitement
  • 5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • 5.7 Ressources liées à la Loi
• 6 Activités de formation
• 7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • 7.1 Structure de la gouvernance d'AIPRP
  • 7.2 Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
  • 7.3 Initiatives
  • 7.4 COVID-19 : mesures d'atténuation
• 8 Plaintes, audits et enquêtes
• 9 Recours judiciaire
• 10 Suivi de la conformité
• 11 Atteintes substantielles à la vie privée
• 12 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 13 Divulgations dans l'intérêt public
• Annexe A – Arrêté sur la délégation
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle vise à protéger la vie privée des particuliers en ce qui a trait aux renseignements les concernant dont dispose une institution fédérale et d'accorder à ces particuliers un droit d'accès à ces renseignements.

Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) est assujetti à la Loi depuis qu'il a été établi en tant qu'organisation indépendante le 12 décembre 2006 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales, qui constitue la partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Conformément à l'article 72 de la Loi, le présent Rapport annuel sur la Loi pour 2019-2020 a été préparé afin d'être déposé devant la Chambre des communes et le Sénat. Le Rapport fournit une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur la Loi du SPPC. En outre, il rend compte des tendances qui se dessinent, des activités de formation et des politiques, des lignes directrices et des procédures internes relativement à l'application de la Loi au SPPC.

2 Le Service des poursuites pénales du Canada

Le mandat du SPPC est énoncé dans la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP). Aux termes de la LDPP, en sa qualité de sous-procureure générale du Canada, la directrice des poursuites pénales (DPP) exerce les attributions suivantes :

• engager et mener des poursuites fédérales;
• intervenir dans toute procédure soulevant des questions d'intérêt public qui pourraient avoir une incidence sur la conduite de poursuites ou d'enquêtes connexes;
• donner des lignes directrices aux procureurs fédéraux;
• conseiller les organismes chargés de l'application de la loi et les organismes d'enquête, de façon générale, à l'égard des poursuites ou à l'égard d'enquêtes pouvant mener à des poursuites;
• communiquer avec les médias et le public relativement à toute question liée à l'engagement ou à la conduite des poursuites;
• exercer les pouvoirs du procureur général du Canada relatifs aux poursuites privées; et
• exercer toute autre attribution que lui assigne le procureur général du Canada, compatible avec la charge de DPP.

La LDPP confère également à la DPP le pouvoir :

• d'engager et de mener des poursuites relatives à toute infraction à la Loi électorale du Canada; et
• sous l'autorité du procureur général du Canada, d'exercer les attributions conférées à ce dernier par la Loi sur l'extradition et la Loi sur l'entraide juridique en matière criminelle.

La DPP a également le rang et le statut d'administratrice générale de ministère et, à ce titre, est responsable de la gestion du SPPC comme organisation gouvernementale distincte.

3 Le bureau de l'AIPRP

Le Bureau de l'AIPRP est premier responsable de l'application de la Loi. Il traite directement avec le grand public concernant les demandes de renseignements personnels, il communique avec les personnes-ressources compétentes pour répondre aux demandes et il sert de centre d'excellence en matière d'AIPRP au sein du SPPC.

Le Bureau de l'AIPRP assume les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes de renseignements personnels sous le régime de la Loi, du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement), ainsi que des politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux consultations reçues des autres institutions fédérales ou des autres ordres de gouvernement sur les documents du SPPC qu'ils envisagent de communiquer;
• conseiller les gestionnaires et les employés du SPPC sur la manière d'appliquer et d'interpréter la Loi, le Règlement, ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• répondre aux demandes reçues des autres institutions gouvernementales visant l'examen de documents protégés par le secret professionnel de l'avocat, liés aux poursuites pénales auxquelles le SPPC participe;
• vérifier que les politiques, les ententes et les procédures du SPPC sont conformes aux dispositions de la Loi et formuler des recommandations de modifications;
• veiller à ce que le SPPC respecte la Loi, son Règlement ainsi que les politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• communiquer avec les enquêteurs du Commissariat à la protection de la vie privée pour donner suite aux plaintes contre le SPPC;
• Examiner les documents se rapportant à la publication proactive, par exemple les vérifications, les évaluations ou les contrats supérieurs à 10 000 $ avant leur diffusion en ligne (sur le site Web du SPPC) pour vérifier que ceux-ci ne contiennent pas de renseignements personnels;
• par des séances de formation, sensibiliser les gestionnaires et les employés du SPPC à la Loi, à son Règlement ainsi qu'aux politiques, directives et lignes directrices du SCT;
• mettre à jour le chapitre du SPPC dans la publication Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux);
• soumettre au SCT un rapport statistique annuel sur l'application de la Loi;
• rédiger un rapport annuel sur l'application de la Loi, qui sera soumis aux deux chambres du Parlement.

3.1 Structure organisationnelle

Le directeur exécutif de la Division de la planification ministérielle et des relations externes (DPMRE) agit à titre de coordonnateur de l'AIPRP au sein du SPPC.

Du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020, le Bureau de l'AIPRP était composé d'un gestionnaire, de deux conseillers principaux, de deux conseillers et d'un agent de l'AIPRP. Le Bureau a par ailleurs eu recours à une autre ressource pendant une partie de l'année.

L'organigramme ci-dessous décrit la structure organisationnelle du Bureau de l'AIPRP au 31 mars 2020 :

4 Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le responsable d'une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l'institution.

En qualité de « responsable d'institution fédérale », la DPP a délégué au directeur exécutif de la DPMRE, au directeur général principal des Services ministériels et au gestionnaire du Bureau de l'AIPRP, les attributions dont elle est investie en vertu de la Loi (voir l'Arrêté sur la délégation à l'annexe A). Le gestionnaire du Bureau de l'AIPRP exerce ce pouvoir en l'absence du directeur exécutif de la DPMRE. Le directeur général principal des Services ministériels exerce ce pouvoir en l'absence et du directeur exécutif de la DPMRE et du gestionnaire du Bureau de l'AIPRP.

5 Interprétation du rapport statistique

La partie ci-dessous fournit un résumé et une analyse des renseignements fournis dans le Rapport statistique sur la Loi de 2019-2020, reproduit à l'annexe B du présent rapport.

5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi

5.1.1 Nombre de demandes

Le SPPC a reçu 19 demandes officielles de renseignements personnels en 2019-2020 à l'instar de l'exercice financier précédent.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu'une période de trois mois. De plus, depuis 2014-2015, le nombre de demandes reçues ne comprend plus celles qui sont traitées de façon informelle. Ces demandes font désormais l'objet d'un compte rendu distinct.

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu'une période de trois mois.

5.2 Demandes fermées pendant l'exercice financier

5.2.1 Dispositions prises à l'égard des demandes

Sur les 27 demandes reçues ou reportées de l'exercice précédent, le SPPC a répondu à 24 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 33 % par rapport au nombre de demandes fermées en 2018-2019.

Trois (3) demandes demeuraient en suspens au 31 mars 2020 et ont été reportées à l'exercice financier suivant. Comparativement, huit (8) demandes étaient en suspens à la fin de l'exercice financier précédent.

Le diagramme ci-dessous présente la ventilation des dispositions prises à l'égard des demandes fermées en 2019-2020 :

Parmi les 24 demandes fermées en 2019-2020, on a communiqué des documents en totalité ou en partie dans 13 cas. Dans l'ensemble, 60 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices ont donné lieu à une divulgation complète ou partielle des documents aux demandeurs.

Parmi les demandes fermées en 2019-2020, il n'y en avait aucune pour laquelle tous les documents étaient visés par des exceptions ou des exclusions. Les autres demandes ont été traitées comme suit :

Aucun document n'existe

Cinq (5) demandes n'ont pu être traitées du fait que le SPPC ne détenait aucun document pertinent. Dans la mesure du possible, nous avons fourni aux demandeurs le nom des institutions gouvernementales susceptibles de détenir les documents recherchés et leurs coordonnées.

Demandes abandonnées

Six (6) demandes ont été abandonnées par les demandeurs. Un abandon survient généralement lorsque des précisions leur sont demandées. Si ceux-ci ne les fournissent pas, on considère la demande comme abandonnée. Dans d'autres cas, les demandeurs choisissent d'abandonner leurs demandes.

5.2.2 Nombre de pages traitées

Pour les 24 dossiers fermés en 2019-2020, le SPPC a traité 3 631 pages pertinentes, soit une nette différence par rapport à l'exercice financier précédent au cours duquel une seule demande fermée représentait 65 759 pages.

Dans le cadre de ces demandes, le Bureau de l'AIPRP du SPPC a aussi examiné 743 pages de plus, reçues de l'ensemble de l'organisation, lesquelles n'ont pas été jugées pertinentes au bout du compte et n'ont donc pas été incluses dans les réponses.

Le diagramme ci-dessous présente un résumé du volume de pages pertinentes traitées par le SPPC au cours des cinq (5) exercices précédents :

5.2.3 Délai de traitement

Des demandes fermées en 2019-2020, 19 ont été traitées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi. Il s'agit d'une augmentation de 58 % par rapport au volume de dossiers fermés au cours de la même période en 2018-2019. Cette augmentation pourrait être attribuable à la diminution globale du volume de pages des demandes fermées pour l'exercice en cours, par rapport à la période précédente. Même en écartant la seule demande représentant 65 759 pages, 1 958 pages supplémentaires ont été traitées en 2018-2019 par rapport à 2019-2020.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des demandes fermées dans ce délai au cours des cinq (5) derniers exercices :

Dans l'ensemble, le SPPC a traité 67 % des demandes fermées au cours des cinq (5) derniers exercices dans les 30 jours suivant leur réception.

Le tableau ci-dessous indique une ventilation du nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes en 2019-2020 :

5.2.4 Exceptions

Le droit d'accès d'un particulier aux renseignements personnels le concernant est assujetti à des exceptions limitées et spécifiques. Les limitations du droit d'accès sont énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

Le diagramme ci-dessous présente une ventilation des exceptions que le SPPC a appliquées aux demandes fermées en 2019-2020 :

Au cours des cinq (5) derniers exercices, l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) et l'article 27 (secret professionnel des avocats) de la Loi sont les exceptions les plus souvent invoquées par le SPPC pour soustraire des renseignements aux documents divulgués. Cela reflète le mandat du SPPC, qui consiste à mener des poursuites fédérales, lesquelles mettent souvent en cause des personnes, et à fournir des conseils juridiques aux organismes chargés de l'application de la loi et aux organismes d'enquête à l'égard des poursuites.

5.2.5 Exclusions

Les documents ou les parties de ceux-ci auxquels la Loi ne s'applique pas sont dits « exclus ». Aux termes de l'article 69, la Loi ne s'applique pas aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. Les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, également appelés documents confidentiels du Cabinet, créés il y a moins de 20 ans sont aussi exclus de l'application de la Loi, conformément à l'article 70.

Le SPPC n'a invoqué aucune exclusion en 2019-2020.

5.2.6 Format des documents communiqués

Sur les 13 demandes pour lesquelles le SPPC a communiqué en totalité ou en partie des documents en 2019-2020, les renseignements ont été fournis aux demandeurs par courriel ou sur disque compact en réponse à 12 demandes, ce qui représente 92 % de l'ensemble des renseignements communiqués pour l'exercice en cours et une augmentation par rapport à 2018-2019 où les renseignements ont été communiqués par voie électronique dans 80 % des cas. À la demande du demandeur, le SPPC a fourni les copies papier des documents en réponse à une seule demande completée en 2019-2020.

Dans l'ensemble, au cours des cinq (5) derniers exercices, les documents ont été communiqués par voie électronique dans 72 % des cas et sur papier, dans 28 % des cas.

Le diagramme ci-dessous présente la proportion des communications effectuées par voie électronique et sur papier d'une année à l'autre :

5.2.7 Complexité

En raison de la nature du travail du SPPC, le traitement des demandes peut s'avérer difficile et souvent « complexe » en raison de plusieurs facteurs :

• Des consultations sont parfois nécessaires. Les dossiers que le SPPC détient renferment fréquemment des renseignements relatifs à des enquêtes ou à des poursuites d'infractions de nature criminelle ou réglementaire qui mettent souvent en cause d'autres organisations fédérales, provinciales ou territoriales. La nécessité de consulter était le principal facteur de complexité dans trois (3) dossiers fermés en 2019-2020.
• Dans trois (3) cas concernant des documents, la principale source de complexité était attribuable à la nécessité de les récupérer un peu partout au pays. Des représentants établis à l'extérieur de l'administration centrale du SPPC ont cherché les documents se rapportant à trois (3) autres demandes, mais aucun n'a finalement été trouvé. Les bureaux régionaux de l'Ontario et de l'Alberta y ont le plus souvent participé. Chacun d'entre eux a été cinq (5) fois chargé de chercher des documents se rapportant à des demandes fermées en 2019-2020.
• Les renseignements personnels du demandeur sont souvent entremêlés à ceux d'une autre personne. Dans ces cas, l'article 26 de la Loi peut s'appliquer pour protéger les renseignements personnels d'autres personnes. Dans huit (8) cas, les renseignements personnels entremêlés étaient la principale source de complexité.

5.2.8 Présomptions de refus

Les demandes qui ne sont pas fermées dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi ou dans un délai visé par une prorogation prévue par la Loi sont considérées comme des « présomptions de refus ». De plus amples renseignements sur les circonstances dans lesquelles une prorogation de la date limite initiale est permise par la Loi se trouvent à la section 5.4 (Prorogations) du présent rapport.

En 2019-2020, quatre (4) demandes ont été considérées comme des présomptions de refus, soit une (1) de moins que l'exercice précédent. Deux (2) d'entre elles en raison du volume de travail nécessaire pour les traiter, une (1) autre en raison d'une erreur administrative qui a fait que la demande a été mise de côté pendant une longue période et une (1) autre en raison d'une consultation prolongée avec une autre institution provinciale. Hormis la demande visée par une erreur administrative, le volume relativement élevé de pages traitées était vraisemblablement le facteur principal expliquant pourquoi ces demandes ont été fermées après l'expiration du délai. Au total, les demandes visées par une présomption de refus représentaient 1 025 pages, soit près du tiers de l'ensemble des pages traitées pour les demandes fermées au cours du présent exercice.

5.2.9 Demandes de traduction

Le SPPC n'a reçu aucune demande de traduction de documents d'une langue officielle à l'autre en 2019-2020, à l'instar des cinq (5) derniers exercices financiers.

5.3 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Aux termes de l'alinéa 12(2) a), tout individu qui a accès à ses renseignements personnels a le droit de demander une correction si :

• il croit que les renseignements sont erronés ou incomplets;
• les renseignements ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives (c'est-à-dire, un processus décisionnel qui le touche directement).

Lorsque la correction n'est pas possible, l'individu a le droit de demander qu'il soit fait mention de l'erreur ou de l'omission dans son dossier.

Il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mentions durant l'exercice 2019-2020 ni au cours des cinq (5) derniers exercices.

5.4 Prorogations

L'alinéa 15 a) de la Loi autorise la prorogation du délai initial prévu par la Loi pendant une période maximale de 30 jours additionnels pour traiter une demande si l'observation du délai initial entravait de façon déraisonnable le fonctionnement de l'institution gouvernementale ou si l'institution doit consulter d'autres institutions gouvernementales, ce qui rendrait pratiquement impossible l'observation du délai.

Le tableau ci-dessous résume la durée des prorogations demandées et les motifs invoqués :

5.5 Demandes de consultation reçues d'autres institutions

5.5.1 Nombre de consultations

Le SPPC a reçu deux (2) demandes de consultation d'autres institutions et organisations gouvernementales aux fins de traitement en vertu de la Loi en 2019-2020, soit trois (3) de moins qu'en 2018-2019.

Depuis le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu en tout 119 demandes de consultation. On a observé une augmentation marquée du nombre de consultations en 2010-2011, mais le volume en général a par la suite diminué, particulièrement au cours des derniers exercices.

Le diagramme ci-dessous illustre cette tendance :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu'une période de trois mois.

5.5.2 Source des consultations

Une (1) demande de consultation reçue en 2019-2020 provenait de la Gendarmerie royale du Canada, également assujettie à la Loi et ayant constitué une source fréquente de consultations du SPPC au cours des cinq (5) derniers exercices.

Une (1) autre consultation a été envoyée par une institution gouvernementale provinciale, le ministère de la Justice et du Solliciteur général de l'Alberta.

5.5.3 Dispositions prises et recommandations

Le SPPC a donné suite à une (1) demande de consultation en 2019-2020. L'autre demeure en suspens au 31 mars 2020 et a été reportée au prochain exercice financier.

Une (1) page a été traitée à la fin de cette consultation, ce qui représente une diminution importante par rapport aux 2 618 pages traitées au cours de l'exercice précédent.

Le diagramme ci-dessous illustre le nombre de pages traitées chaque année au cours des cinq (5) derniers exercices :

De la consultation réalisée en 2019-2020, le SPPC a recommandé que l'autre organisation divulgue les documents en totalité.

Au cours des cinq (5) derniers exercices, le SPPC n'a jamais recommandé de refuser la communication de documents qui lui ont été acheminés aux fins de consultation en vertu d'une exception.

5.5.4 Délai de traitement

La consultation réalisée en 2019-2020 l'a été rapidement (dans les 15 jours suivant leur réception). Au cours des cinq (5) derniers exercices financiers, 71 % of consultations ont été réalisées dans un délai de 30 jours ou moins.

5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l'exercice 2019-2020, le SPPC n'a mené aucune consultation relative à l'application de l'article 70 (documents confidentiels du Cabinet) de la Loi.

5.7 Ressources liées à la Loi

Au cours de l'exercice 2019-2020, le SPPC a dépensé 222 910 $ pour appliquer Loi. Les salaires ont représenté 82 % (182 808 $) des dépenses, et les biens et services, 18 % (40 102 $). De cette dernière somme, 34 125 $ ont été affectés à un contrat professionnel ayant doté le Bureau de l'AIPRP d'une ressource supplémentaire pendant une partie de l'exercice financier.

Il n'y a eu aucune dépense en heures supplémentaires au cours de cette période.

6 Activités de formation

Trois (3) séances officielles de sensibilisation à l'AIPRP ont été offertes en 2019-2020.

Dans le cadre d'une (1) séance offerte au SPPC à environ 25 professionnels en ressources humaines, on a donné un aperçu de la Loi sur l'AIPRP et des obligations des employés.

Les deux (2) autres séances ont été offertes aux membres du Comité consultatif supérieur du SPPC, dans le cadre d'une initiative de plus grande envergure au sein de l'organisation visant à mieux faire connaître les divers services organisationnels offerts aux gestionnaires et aux employés. Les présentations ont par ailleurs été diffusées en ligne sur le site Web interne à l'intention de l'ensemble des employés du SPPC.

Des communiqués sur l'AIPRP ont également été diffusés dans le cadre des bulletins du SPPC.

Le personnel de l'AIPRP a offert de la formation informelle aux employés sur une base ad hoc sur divers sujets liés au traitement des demandes de renseignements personnels et a fourni régulièrement des conseils aux responsables du SPPC concernant l'interprétation de la Loi afin de veiller à ce que les renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués et protégés de façon adéquate.

7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

7.1 Structure de gouvernance de l'AIPRP

La Structure de gouvernance de l'AIPRP du SPPC a été approuvée par le Conseil exécutif du SPPC en octobre 2011. Elle décrit les liens hiérarchiques au sein du SPPC et précise de façon claire les responsabilités relativement à la prise de décisions aux fins de l'administration de la Loi.

7.2 Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le gouvernement du Canada publie les Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du gouvernement fédéral (anciennement Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux) sur le site Web canada.ca. Cette publication fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Elle sert également de dépôt des fichiers de renseignements personnels du gouvernement, lesquels décrivent la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et éliminés afin d'administrer les programmes et services du gouvernement.

Chaque année, le Bureau de l'AIPRP du SPPC met à jour l'information concernant les activités et les fonds de renseignements de l'organisation dans cette publication. En 2019-2020, le SPPC a mis fin à un (1) fichier de renseignements personnels concernant ceux détenus par le Commissaire aux élections fédérales (CEF) lequel est chargé de veiller au respect et à l'application de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Le 1^er avril 2019, le CEF a quitté le SPPC pour faire partie du Bureau du directeur général des élections (Élections Canada), par suite de l'entrée en vigueur de la Loi modifiant la Loi électorale du Canada et d'autres lois et apportant des modifications corrélatives à d'autres textes législatifs. Les demandes de renseignements personnels relevant du CEF peuvent dorénavant être présentées à Élections Canada.

7.3 Initiatives

Le SPPC n'a mis en œuvre aucune nouvelle initiative concernant la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2019-2020.

L'organisation prévoit de réviser les politiques et les procédures en matière de protection des renseignements personnels au cours du prochain exercice financier en vue de la modernisation continue des services numériques de l'AIPRP.

En 2019-2020, les outils de protection des renseignements personnels ont aussi été mis à jour, au besoin, afin que l'organisation puisse continuer de traiter efficacement les demandes en vertu de la Loi et des politiques connexes.

7.4 COVID-19 : mesures d'atténuation

Le 16 mars 2020, le SPPC a fermé ses bureaux à l'échelle nationale et a limité ses activités en vue de se conformer aux mesures de santé publique mises en place pour atténuer la propagation du coronavirus responsable de la pandémie globale de COVID-19 au sein de la collectivité. Le Bureau de l'AIPRP du SPPC a poursuivi des activités à distance, conformément au Plan de continuité des activités (COVID-19) qui avait été récemment élaboré par l'organisation en cas de pandémie.

Le SPPC n'a reçu aucune autre demande entre le 16 et le 31 mars 2020 (fin de l'exercice financier). Parallèlement, au cours de cette même période, aucune demande n'a été fermée après l'expiration du délai. Cependant, au moment du confinement, le Bureau de l'AIPRP traitait plusieurs demandes. Par conséquent, il a connu d'importantes difficultés lorsqu'il a fallu passer à un milieu de travail entièrement à distance.

Pour le Bureau de l'AIPRP, la connexion à distance aux serveurs du SPPC a été difficile, notamment l'accès à des demandes, à des documents et à d'autres travaux liés à l'AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a dû par ailleurs chercher des solutions, lorsqu'il s'est avéré impossible de mener les activités sur papier ou dans les bureaux — obtenir le reçu des demandes par courriel, l'approbation des réponses par signature ou chercher ou traiter des documents disponibles uniquement sur papier.

Certaines mesures prises ainsi que d'autres facteurs ont permis au SPPC d'atténuer les répercussions de ces défis :

• Les deux premières semaines, le SPPC a élargi la capacité de son réseau en vue de permettre le télétravail à grande échelle.
• Le Bureau de l'AIPRP ainsi que l'organisation dans son ensemble étaient déjà en train de passer à un espace de travail plus numérique (la mise en œuvre d'un dépôt électronique de documents de l'organisation, l'utilisation d'un système électronique de gestion des dossiers en matière d'AIPRP et d'un logiciel de rédaction et l'adoption de signatures électroniques). De plus, au cours des deux (2) derniers exercices financiers, le SPPC a reçu la majorité des demandes en ligne. Le Bureau de l'AIPRP peut donc y avoir accès par courriel. Les représentants du SPPC communiquent souvent au Bureau de l'AIPRP les documents pertinents par courriel ou par l'intermédiaire de boîtes de dépôt électroniques communes.
• Un employé du SPPC a été nommé pour vérifier régulièrement le courrier postal en matière d'AIPRP.
• Des procédures de chiffrement et d'autres mesures avaient déjà été mises en place au sein de l'organisation pour veiller au traitement des renseignements du SPPC en toute sécurité dans un environnement de travail à distance;
• Les dossiers portant sur des documents physiques uniquement disponibles au bureau ont été gérés au cas par cas en consultation avec les demandeurs.

Parallèlement, le SPPC a créé des comités chargés de gérer la santé et la sécurité des employés en milieu de travail. Un représentant du Bureau de l'AIPRP a participé à ces réunions en vue de donner des conseils en matière de protection des renseignements personnels dans des situations d'urgence et lorsque les activités reprendront et que les restrictions de santé publique seront levées.

Même si le Bureau de l'AIPRP a fait face à des contraintes pour gérer les activités à distance, les responsables du SPPC ont réagi rapidement dans le respect de la Loi et se sont efforcés de veiller à ce que les demandeurs reçoivent des réponses complètes dans les délais impartis.

8 Plaintes, audits et enquêtes

Les décisions prises aux termes de la Loi sont assujetties à un système d'examen à deux échelons. Cela permet de s'assurer que les institutions gouvernementales respectent leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels ainsi que le droit des demandeurs à l'accès à leurs renseignements personnels et à un traitement équitable. Le premier échelon est une plainte officielle adressée au Commissariat à la protection de la vie privée, et le deuxième, une demande de contrôle judiciaire présentée à la Cour fédérale.

Le SPPC étudie les résultats de toutes les enquêtes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et intègre les leçons apprises dans ses processus opérationnels, s'il y a lieu.

Au cours de l'exercice 2019-2020, une (1) nouvelle plainte a été déposée auprès du CPVP contre le SPPC.

À l'issue d'enquêtes, le commissaire a transmis ses conclusions ou ses recommandations au SPPC à l'égard de la nouvelle plainte et de cinq (5) autres qui avaient été reportées des exercices précédents. Le CPVP a conclu que tous les six (6) plaintes étaient fondées. En voici les motifs :

• Trois (3) plaintes portaient sur le délai de réponse à trois (3) demandeurs distincts. Ces demandes comprenaient un nombre important de dossiers complexes reçus de l'ensemble de l'organisation (16 866 pages en tout). En raison de ces facteurs, le SPPC n'a pas été en mesure de traiter ces demandes dans les délais prescrits. Un (1) demandeur a reçu une réponse en 2019-2020 et le SPPC continuait de traiter les documents concernant les deux (2) autres cas à la fin de l'exercice financier.
• Trois (3) plaintes portaient sur l'application des exemptions aux documents. Dans deux (2) cas, le demandeur a présenté une demande sur la même question et s'est opposé à l'application de plusieurs exemptions aux documents, en particulier les articles 26 et 27 de la Loi qui assurent la protection des renseignements personnels portant sur un individu autre que le demandeur ainsi que ceux protégés par le secret professionnel de l'avocat, respectivement. Le SPPC a accepté de communiquer certains renseignements au demandeur; de son côté, le CPVP a convenu qu'il était approprié de ne pas communiquer les autres renseignements aux fins de leur protection. Dans l'autre cas, la plainte portait sur l'application de l'article 27. Le SPPC ainsi que le CPVP ont accepté de communiquer certains renseignements. Par conséquent, on a communiqué au demandeur une trousse de documentation mise à jour.

Aucune vérification de la protection de la vie privée à l'égard du SPPC n'a été entreprise en 2019-2020.

Le tableau suivant résume les motifs des plaintes reçues par le SPPC au cours de l'exercice 2019-2020, y compris celles reportées des exercices précédents, ainsi que les conclusions des enquêtes du CPVP :

9 Recours judiciaires

Aucune demande de contrôle judiciaire n'a été déposée auprès de la Cour fédérale au cours de l'exercice 2019-2020.

10 Suivi de la conformité

Le Bureau de l'AIPRP tient à jour un système complet de rapports statistiques et de mesures du rendement. Le gestionnaire de l'AIPRP rencontre chaque semaine le coordonnateur de l'AIPRP pour discuter de l'état des demandes actives, des plaintes et de toute question soulevée.

Le Bureau de l'AIPRP présente également à la haute direction du SPPC des rapports sur ses activités, les enquêtes et les tendances en matière de protection des renseignements personnels sur une base ad hoc.

11 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée implique la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination irrégulière ou non autorisée de renseignements personnels de nature délicate dont il serait raisonnable de penser qu'elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à la personne concernée.

Au cours de l'exercice 2019-2020, on a signalé au Bureau de l'AIPRP une (1) atteinte substantielle à la vie privée. Dans ce cas, un bureau régional du SPPC avait transmis un dossier de poursuite à un autre bureau. Une trousse contenant le dossier pertinent et dans laquelle devait se trouver un dispositif de mémoire électronique comprenant des renseignements personnels de nature délicate concernant le dossier avait donc été envoyée par messager. Lorsque celle-ci est arrivée à destination, le dispositif en question manquait. À l'issue d'une recherche exhaustive menée dans les deux bureaux, on a considéré le dispositif comme perdu. L'atteinte a été signalée à l'organisme d'enquête chargé du dossier.

Elle a également été signalée au CPVP et au SCT, comme il se devait. Par ailleurs, l'enquête du CPVP concernant l'incident est en cours à la fin de l'exercice financier.

12 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est un outil permettant à une institution gouvernementale de s'acquitter de ses responsabilités en matière de protection de la vie privée au regard de la gestion des renseignements personnels. Les institutions effectuent des EFVP lorsqu'elles évaluent les répercussions sur la protection de la vie privée de programmes et d'activités nouveaux ou substantiellement modifiés mettant en cause des renseignements personnels.

Le SPPC n'a réalisé aucune ÉFVP au cours de l'exercice 2019-2020.

13 Divulgation dans l'intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de l'individu qu'ils concernent.

Aux termes de ce même article, il est notamment possible de communiquer des renseignements à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent pour des raisons d'intérêt public. Au cours de l'exercice 2019-2020, aucune communication de ce type n'a été effectuée.

Annexe A – Arrêté sur la délégation

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice des poursuites pénales délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ou en ce qui concerne celui de Directeur général, Services internes, à toute personne occupant ce poste à titre intérimaire, les attributions dont la directrice est, en qualité de responsable du Bureau du directeur des poursuites pénales, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe

Daté, en la ville d'Ottawa, ce 3^e jour d'octobre 2018.

Kathleen Roussel
Directrice des poursuites pénales

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Section 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 - Prorogations

Section 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.