Partie IX CONSULTATIONS MINISTÉRIELLES Chapitre 48

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Table des matières


48 LES DOCUMENTS D'INFORMATION MINISTÉRIELS

48.1 Introduction

Le Ministre de la Justice et Procureur général du Canada doit être renseigné, avec exactitude et en temps utile, sur les activités du Service fédéral des poursuites et sur les développements dans le domaine du droit pénal et sur des sujets connexes. L'une des responsabilités importantes du procureur de la Couronne est de renseigner le Ministre sur les poursuites pénales et les jugements rendus. Cela se fait au moyen de documents d'information ministériels.

Un « Guide de préparation des notes de service au Ministre et au Sous-ministre » complet a été préparé par le Secrétariat du Ministère et il est disponible en communiquant avec le Secrétariat et en accédant au site Intranet du Ministère. Ce document aidera les procureurs à préparer des documents d'information de grande qualité.

Le but du document prescrit le type de document à préparer. Il y a cinq principaux types:

  1. les notes d'information du Comité du contentieux (voir annexe A pour un exemple);
  2. les notes pour le Ministre et le Sous-ministre, qui sont de quatre types : « Pour information », « Pour approbation », « Pour signature » et « Scénario » (voir annexes B, C, D et E);
  3. les notes pour la période de questions (voir annexe F);
  4. les notes signal; etles rapports sur les points à inscrire à l'ordre du jour.
  5. les rapports sur les points à inscrire à l'ordre du jour.

De plus, les types de documents sous les points 1) et 2) ci-haut doivent être accompagnés de fiches d'approbation dont un exemple figure à l'annexe G.

L'objectif général, la structure et la forme des documents d'information sont exposés ci-après. La structure et la forme peuvent toutefois changer de temps à autre. Les procureurs de la Couronne doivent donc s'assurer qu'ils disposent des modèles les plus récents. En cas de doute au sujet de la forme à suivre ou du nombre de copies nécessaires, l'avocat doit consulter le site Intranet du Secrétariat du Ministère qui comporte l'information à ce sujet et des modèles pour les divers types de documents mentionnés ci-dessus.

48.2 Notes d'information en général

Toute note d'information doit donner un exposé succinct de la cause ou de la question, son contexte essentiel, sa situation actuelle et, le cas échéant, les recommandations faites ou les instructions demandées. En général, les notes d'information ne dépassent pas deux pages et doivent être claires et exactes.

La cote de sécurité appropriée est inscrite sur la première page, dans le coin supérieur droit. Pour déterminer la cote de sécurité applicable, on se réfère au Guide de sécurité du Ministère.

Toutes les notes d'information préparées par un procureur d'une région doivent être approuvées par le Directeur régional ou le directeur régional principal, le cas échéant. Les notes d'information doivent être accompagnées de la fiche d'approbation dûment remplie. Les notes pour la période de questions doivent être approuvées par le Sous-procureur général adjoint (droit pénal). Les nom, titre et numéro de téléphone du procureur qui a préparé la note d'information et la date de préparation doivent figurer au bas de la note d'information.

48.3 Notes d'information spécifiques

48.3.1 Les notes d'information du Comité du contentieux (voir annexe A)

Objectif : On se sert de cette note d'information pour demander des instructions au Procureur général en matière de contentieux par l'entremise du Comité du contentieuxNote de bas de page 1.

Le Comité du contentieux se réunit tous les mardis matin à Ottawa. La documentation est distribuée aux membres du Comité à midi le vendredi qui précède la réunion du mardi. Par conséquent, les notes doivent être présentées au Sous-procureur général adjoint (droit pénal) dans un délai suffisant pour permettre un examen attentif de celles-ci avant qu'elles soient distribuées aux membres du Comité.

Forme : Les notes d'information du Comité du contentieux respectent toujours une structure précise, exposée ci-après.

Présentation :
Formule de note de service au Ministre
Papier de format 8 ½" X 11"
Longueur : 2 pages, 2 pages et demi au maximum.

L'usage des titres suivants est obligatoire, et ce, dans l'ordre qui suit :

INTITULÉ DE LA CAUSE (centré, en caractère gras, comme titre de la note)

DATE LIMITE POUR LA DÉCISION :

COUR DONT LE JUGEMENT EST PORTÉ EN APPEL :

(Facultatif : DATE DE L'AUTORISATION DE LA C.S.C.) :

DATE D'AUDITION ESCOMPTÉE À LA C.S.C. :

DÉLAIS : (préciser et les délais de rigueur et les délais de travail)

CONTEXTE :

QUESTIONS DE DROIT :

CONSIDÉRATIONS :

RECOMMANDATION : ( à noter que la recommandation doit énoncer, de façon concise, la position que l'on recommande au P.G. de faire valoir).

Il faut noter qu'il n'est pas nécessaire de se livrer à une longue analyse juridique; ce qui est important, c'est d'expliquer les questions en jeu et de commenter les facteurs dont le Ministre devrait tenir compte dans sa décision. Dans certains cas, il serait opportun d'annexer une copie de la décision de la Cour, lorsqu'on propose d'en appeler de celle-ci.

La fiche d'approbation comporte les signatures des personnes compétentes, par exemple le Président du Comité du contentieux.

48.3.2 Notes pour le Ministre et le Sous-ministre (annexes B, C, D, E)

Objectif : Ces types de notes d'information servent à des fins multiples. Ils servent à renseigner le Ministre ou le Sous-ministre sur des questions importantes, notamment les décisions judiciaires. Ils servent également pour demander l'approbation du Ministre sur certaines questions, pour donner des informations en vue d'une réunion ou d'un autre événement, ou pour demander la signature du Ministre. La note d'information peut être préparée en réponse à une demande précise, mais ce n'est pas essentiel.

Forme : La forme correcte est illustrée dans les modèles de note pour le Ministre figurant sur la page d'accueil du Secrétariat du Ministère. Le « Guide de rédaction des notes de service » figure également sur cette page.

Présentation :
Papier uni
de format 8 ½" X 11"
Longueur : 1 à 2 pages au maximum

La note d'information contient les titres suivants:

48.3.3 Les notes pour la période de questions (PQ) (voir annexe F)

Objectif : Ce type de note sert à informer le Ministre au sujet des questions qui pourraient être posées au cours de la période de questions ou par les médias, notamment par rapport aux décisions pertinentes de la Cour suprême du Canada. La note devrait offrir des réponses suggérées à des questions possibles.

Habituellement, les notes pour la période de questions sont préparées en réponse à une demande spécifique présentée par le cabinet du Ministre ou le Coordonnateur de la période de questions et sont soumises à des délais stricts. Ces notes doivent être reçues pour 11 h (heure d'Ottawa) par l'Unité des affaires parlementaires le jour où on en a besoin. Comme la période de questions a lieu plus tôt le vendredi, l'heure de tombée ce jour-là est de 10 h.

Forme : Les notes d'information pour la période de questions respectent toujours une structure précise, exposée ci-après. Les réponses suggérées au Ministre dans la note doivent être claires, exactes et diplomatiques.

Présentation :
Papier uni
Le format 8 ½" X 14" doit être utilisé
Longueur : 1 à 2 pages au maximum

L'usage des titres suivants est obligatoire, et dans l'ordre qui suit :

48.3.4 Notes signal

Objectif : Ce type de rapport a pour but de signaler toute question d'actualité, initiative, activité et développement dans un litige susceptibles d'attirer l'attention du public ou de faire l'objet d'une discussion devant la Chambre des communes. Les questions susceptibles d'attirer une telle attention portent notamment sur les personnalités publiques, les principales initiatives en matière de politique du gouvernement, la responsabilisation pour les actes posés, notamment les dépenses de fonds publics, et les questions d'égalité.

Les procureurs des régions doivent identifier ces litiges ou ces questions et les porter à l'attention immédiate du Chef du groupe des poursuites ou du Directeur régional. Le Directeur régional a la responsabilité d'assurer la rédaction d'un rapport et sa transmission au Sous-procureur général adjoint (droit pénal).

Forme : La note signal doit faire référence au litige ou à la question ainsi que sa situation pour la semaine à venir. Ce rapport respecte des délais stricts et doit être soumis au plus tard à midi, heure d'Ottawa, le jeudi de la semaine au cours de laquelle il est préparé. La note d'information est remise au Ministre le vendredi.

Présentation :
Papier uni
de format 8 ½" X 11"
Longueur : un ou deux paragraphes
Police : Arial

L'information figurant dans le rapport signal doit énoncer le titre ou le sujet, la situation actuelle et un exposé très bref de la question. Si la question concerne une affaire en particulier, il convient de cerner la position du gouvernement. L'auteur doit indiquer la journée pertinente au cours de la semaine à venir. Un bref « Énoncé public » recommandé doit être inclus. Le nom de la personne ressource et son numéro de téléphone doivent être inclus sur la note et cette personne doit être disponible jusqu'à midi (heure d'Ottawa) le vendredi au cas où des précisions seraient requises.

48.3.5 Rapports sur les points à inscrire à l'ordre du jour

Ayant un objectif semblable à la note signal, le rapport sur les points à inscrire à l'ordre du jour tente d'identifier les points qui devront être portés à l'attention du Ministre/Procureur général au cours de la session parlementaire à venir. Le rapport est préparé par le Secrétariat du Ministère, qui demande l'information en décembre/janvier et en juillet/août. On peut demander aux procureurs de la Couronne de fournir de la documentation afin d'aider à la préparation du rapport.

48.4 Annexe A

Cote de Sécurité

Pour Information

MLU2000-000000

NOTE À L'INTENTION DE LA MINISTRE

Insérez le nom de cas ici,

de deux lignes au maximum

DATE LIMITE POUR DÉCISION : INSÉREZ LA DATE QUI REPRÉSENTE LA DATE-LIMITE POUR L'APPROBATION DU MINISTRE (EN CARACTÈRES GRAS ET MAJUSCULES)

COUR D'OÙ ORIGINE L'APPEL

Insérez le nom de la cour d'appel.

Date accordant l'autorisation de l'appel

Insérez la date accordant l'autorisation de l'appel, si l'intervention est devant la Cour suprême.

Date anticipée de l'audition

Insérez la date anticipée de l'audition.

Délais

Ex. Comme notre avis d'intervention doit être déposé au plus tard le 4 octobre prochain il serait apprécié si des instructions étaient reçues au plus tard le 1er octobre 1993 afin d'avoir le temps de signifier et déposer.

Contexte

Écrivez quelques brefs paragraphes où vous ferez état des faits liés directement à ce qui est demandé à la ministre (approbation ou instructions supplémentaires).

Cette section pourrait contenir des détails qui aideront à faire comprendre pourquoi il faut s'occuper de la question maintenant ou comment la situation a évolué si cette information a un rapport avec le plan d'action proposé.

Écrasez simplement ce texte. Utilisez les touches « Page précédente » et « Page suivante » (« Page Up », « Page Down ») ou votre souris pour passer d'une section à l'autre dans le modèle.

Si vous joignez à la note des annexes présentant des renseignements plus détaillés, mentionnez-les par leur numéro dans cette section.

Sous-titre au besoin

Si cela peut vous aider à organiser l'information et à la rendre plus accessible, utilisez des sous-titres, mais ne faites pas de subdivisions de ces sous-titres. Exprimez-vous en termes simples, en phrases courtes, en paragraphes courts et en vous en tenant à un seul point ou à une seule idée par paragraphe.

Sous-titre au besoin

Utilisez aussi des énumérations avec points centrés si c'est utile pour

Résumer l'information

Fournir des renseignements complexes sous une forme plus concise et facile à lire

Réduire l'espace et le nombre de mots nécessaires

QUESTIONS EN LITIGE

Utilisez ce gabarit pour faire approuver un plan d'action par la ministre (par le sous-ministre) ou lui demander des instructions supplémentaires. Indiquez brièvement l'objet de la note, de qui provient la demande d'information (le cas échéant) ou pourquoi le ministère s'occupe maintenant de ce dossier. Énoncez brièvement la question qui réclame l'attention de la ministre (du sous-ministre) et précisez clairement ce qu'on lui demande d'approuver.

CONSIDÉRATIONS ET INCIDENCES

Énoncez les facteurs qui devraient entrer en ligne de compte au moment de prendre une décision au sujet du plan d'action proposé ou de la mesure recommandée. Mentionnez d'un part les communications faites au public et aux organismes fédéraux et provinciaux, d'autre part celles émanant du public, et les autres considérations au besoin.

Indiquez, le cas échéant, les choix de mesures possibles pour l'avenir, et les avantages et inconvénients de chacune de ces mesures.

Utilisez des sous-titres ( par exemple, Considérations fédérales/provinciales/ territoriales, Préoccupations reliées aux communications) et des énumérations avec points centrés au besoin pour organiser cette section et bien présenter l'information.

RECOMMANDATION

Énumérez les conclusions tirées et le plan d'action recommandé ou indiquez la conclusion et mentionnez si des instructions supplémentaires sont nécessaires.

Donnez les raisons pour lesquelles on recommande à la ministre d'approuver le plan d'action proposé ou l'une des mesures possibles décrites.

ANNEXES (Spécifier le nombre. Supprimer lorsqu'il n'y a pas d'annexes. S'il y a lieu, indiquer « ANNEXE 1 », « ANNEXE 2 » dans le coin supérieur droit des annexes.)

RÉDIGÉ PAR :

APPROUVÉ PAR :

Nom de l'auteur

Poste

Secteur/Direction

Numéro de téléphone

Date

____________________

Ministre de la Justice

48.5 Annexe B

Cote de Sécurité

Pour Information

MLU2000-000000

NOTE À L'INTENTION DE LA MINISTRE

Insérez un titre bref et informatif

de deux lignes au maximum

OBJET

Utilisez ce modèle pour fournir à la ministre (au sous-ministre) des renseignements qui ne commandent pas une action immédiate, mais qui peuvent lui être utiles. Indiquez brièvement l'objet de la note et faites un bref énoncé de la question. Un(e) adjoint(e) de la ministre a-t-il (a-t-elle) demandé des renseignements à ce sujet? Le ministère a-t-il une raison particulière d'aborder cette question maintenant? Pourquoi ces renseignements doivent-ils être portés à l'attention de la ministre (du sous-ministre)?

CONTEXTE

Écrivez quelques brefs paragraphes où vous ferez état des faits liés directement à la question. Cette section pourrait expliquer, par exemple, comment la question a évolué, ce qui la rend importante en ce moment précis, les faits nouveaux, le cas échéant, et tout autre renseignement pertinent.

Sous-titre au besoin

Si cela peut aider à organiser l'information et à la rendre plus accessible, il faut utiliser des sous-titres, mais ne pas les subdiviser. Exprimez-vous en termes simples, en phrases courtes, en paragraphes courts et en vous tenant à un seul point ou à une seule idée par paragraphe.

Il suffit d'écraser le texte. Appuyez sur la touche page « suivante » et « page précédente » ou utilisez votre souris pour travailler dans une autre section du document. Si vous voulez consulter ces lignes directrices, faites imprimer ce modèle avant de taper votre texte.

Sous-titre au besoin

Résumer de l'information

Fournir des renseignements complexes sous une forme concise et facile à lire

Réduire l'espace et le nombre de mots nécessaires

CONSIDÉRATIONS ET INCIDENCES

Énumérez les facteurs dont il faut tenir compte. Mentionnez la communication au public, aux organismes fédéraux ou provinciaux et tout autre facteur pertinent.

Si la question ne réclame pas l'attention immédiate de la ministre, mais pourrait faire l'objet d'une autre note qui lui sera soumise pour approbation ou commentaires, indiquez cela. Si un collègue ou une autre personne risque de porter cette question à l'attention de la ministre, joignez les notes d'information appropriées – points de discussion, questions et réponses, document d'information général sur une personne ou un organisme.

Utilisez des sous-titres (par exemple, Considérations fédérales-provinciales-territoriales, Questions liées aux communications) et des énumérations avec points centrés au besoin pour organiser cette section et bien présenter l'information.

CONCLUSION

Indiquez les conclusions auxquelles vous en êtes arrivés et mentionnez quelles sont les autres activités prévues, le cas échéant, et quand elles auront lieu. Récapituler les messages ou les points clés qu'il faut se rappeler en ce qui concerne la question à l'étude et l'information fournie.

ANNEXES(Spécifier le nombre. Supprimer lorsqu'il n'y a pas d'annexes. S'il y a lieu, indiquer « ANNEXE 1 », « ANNEXE 2 » dans le coin supérieur droit des annexes.)

PRÉPARÉ PAR :

Nom de l'auteur

Poste

Secteur/Direction

Numéro de téléphone

Date

48.6 Annexe C

Cote de Sécurité

Pour Information

MLU2000-000000

NOTE À L'INTENTION DE LA MINISTRE

Insérez un titre bref et informatif

de deux lignes au maximum

OBJET

Utilisez ce gabarit pour faire approuver un plan d'action par la ministre (par le sous-ministre) ou lui demander des instructions supplémentaires. Indiquez brièvement l'objet de la note, de qui provient la demande d'information (le cas échéant) ou pourquoi le ministère s'occupe maintenant de ce dossier. Énoncez brièvement la question qui réclame l'attention de la ministre (du sous-ministre) et précisez clairement ce qu'on lui demande d'approuver.

CONTEXTE

Écrivez quelques brefs paragraphes où vous ferez état des faits liés directement à ce qui est demandé à la ministre (approbation ou instructions supplémentaires).

Cette section pourrait contenir des détails qui aideront à faire comprendre pourquoi il faut s'occuper de la question maintenant ou comment la situation a évolué si cette information a un rapport avec le plan d'action proposé.

Écrasez simplement ce texte. Utilisez les touches « Page précédente » et « Page suivante » (« Page Up », « Page Down ») ou votre souris pour passer d'une section à l'autre dans le modèle.

Si vous joignez à la note des annexes présentant des renseignements plus détaillés, mentionnez-les par leur numéro dans cette section.

Sous-titre au besoin

Si cela peut vous aider à organiser l'information et à la rendre plus accessible, utilisez des sous-titres, mais ne faites pas de subdivisions de ces sous-titres. Exprimez-vous en termes simples, en phrases courtes, en paragraphes courts et en vous en tenant à un seul point ou à une seule idée par paragraphe.

Sous-titre au besoin

Utilisez aussi des énumérations avec points centrés si

C'est utile pour résumer l'information

Fournir des renseignements complexes sous une forme plus concise et facile à lire

Réduire l'espace et le nombre de mots nécessaires

CONSIDÉRATIONS ET INCIDENCES

Énoncez les facteurs qui devraient entrer en ligne de compte au moment de prendre une décision au sujet du plan d'action proposé ou de la mesure recommandée. Mentionnez d'un part les communications faites au public et aux organismes fédéraux et provinciaux, d'autre part celles émanant du public, et les autres considérations au besoin.

Indiquez, le cas échéant, les choix de mesures possibles pour l'avenir, et les avantages et inconvénients de chacune de ces mesures.

Utilisez des sous-titres ( par exemple, Considérations fédérales/provinciales/ territoriales, Préoccupations reliées aux communications) et des énumérations avec points centrés au besoin pour organiser cette section et bien présenter l'information.

RECOMMANDATION

Énumérez les conclusions tirées et le plan d'action recommandé ou indiquez la conclusion et mentionnez si des instructions supplémentaires sont nécessaires.

Donnez les raisons pour lesquelles on recommande à la ministre d'approuver le plan d'action proposé ou l'une des mesures possibles décrites.

ANNEXES (Spécifier le nombre. Supprimer lorsqu'il n'y a pas d'annexes. S'il y a lieu, indiquer « ANNEXE 1 », « ANNEXE 2 » dans le coin supérieur droit des annexes.)

RÉDIGÉ PAR :

APPROUVÉ PAR :

Nom de l'auteur

Poste

Secteur/Direction

Numéro de téléphone

Date

____________________

Ministre de la Justice

____________________

Date

48.7 Annexe D

Cote de Sécurité

Pour Information

MLU2000-000000

NOTE À L'INTENTION DE LA MINISTRE

Insérez un titre bref et informatif

de deux lignes au maximum

OBJET

Le présent modèle sert à présenter une lettre, un protocole d'entente, etc. à la ministre (au sous-ministre) pour signature. Indiquez le sujet et le but du document et expliquez pourquoi le ministère le présente à la ministre (au sous-ministre). Pourquoi faut-il la signature de la ministre (du sous-ministre)?

CONTEXTE

Écrivez quelques brefs paragraphes où vous ferez état des faits reliés directement à la mesure que doit prendre la ministre (la signature).

Cette section pourrait contenir des détails qui aideront à comprendre pourquoi il faut s'occuper de la question maintenant ou comment celle-ci a évolué et si cela a un rapport avec la mesure à prendre.

Si vous joignez des annexes à la note, mentionnez-les en donnant leur numéro dans cette section.

Sous-titre au besoin

Si cela peut aider à organiser l'information et à la rendre plus accessible, utilisez des sous-titres, mais ne faites pas de subdivisions de ces sous-titres. Exprimez-vous en termes simples, en phrases courtes, en paragraphes courts et en vous en tenant à un seul point ou à une seule idée par paragraphe.

Sous-titre au besoin

Utilisez aussi des énumérations avec points centrés si c'est utile pour:

Fournir des renseignements complexes sous une forme plus concise et facile à lire

Résumer de l'information

Réduire l'espace et le nombre de mots nécessaires

Considérations et incidences

Énoncez les facteurs à prendre en ligne de compte. Mentionnez la communication au public, aux organismes fédéraux et provinciaux et les autres considérations le cas échéant.

Utilisez des sous-titres ( par exemple, Considérations fédérales/provinciales/ territoriales, Préoccupations reliées aux communications) et des énumérations avec points centrés au besoin pour organiser cette section et bien présenter l'information.

RECOMMENDATION

Donnez les conclusions tirées et résumez brièvement les raisons pour lesquelles la ministre devrait signer la lettre ou le document joint à la note.

ANNEXES (Spécifier le nombre. Supprimer lorsqu'il n'y a pas d'annexes. S'il y a lieu, indiquer « ANNEXE 1 », « ANNEXE 2 » dans le coin supérieur droit des annexes.)

RÉDIGÉ PAR :

Nom de l'auteur

Poste

Secteur/Direction

Numéro de téléphone

Date

48.8 Annexe E

Cote de Sécurité

Pour Information

MLU2000-000000

NOTE À L'INTENTION DE LA MINISTRE

Pour la réunion/l'événement avec [nom du groupe]

Détails de la date et de l'heure de la réunion/l'événement

Détails du lieu, y compris l'adresse et le numéro de la pièce

OBJET

Utilisez ce modèle pour donner des indications à la ministre (au sous-ministre) sur son rôle dans une réunion, une cérémonie ou un autre événement. Dans la présente section, expliquez l'objet et les circonstances de l'événement. Par exemple :

L'association a demandé de vous rencontrer pour exprimer son point de vue sur...

Vous avez accepté l'invitation du Conseil de prononcer le discours-programme à son colloque annuel sur...

Cette note scénario peut aussi être utilisée pour les entrevues avec les médias et les visites à l'extérieur du Canada.

CONTEXTE

La présente section pourrait renfermer des renseignements généraux sur les préoccupations de l'organisation ou des particuliers qui participent à l'événement. Par exemple :

Le groupe peut avoir adressé par écrit à la ministre une liste de préoccupations ou de questions dont les membres voudraient parler ou sur lesquelles ils voudraient que la ministre se prononce (une copie de la lettre pourrait être annexée à la note avec les autres pièces jointes).

L'événement pourrait être une conférence sur un thème particulier et on demanderait à la ministre d'exprimer son point de vue sur ce thème.

L'auteur de la note pourrait avoir communiqué avec le groupe pour obtenir de l'information sur l'événement, l'organisation, les personnes concernées, les préoccupations et ainsi de suite. L'information pertinente du point de vue stratégique obtenue de cette façon serait présentée ici, tandis que les renseignements généraux pourraient être annexés.

Si la réunion ou l'événement porte sur des sujets qui relèvent de la compétence de plusieurs secteurs, l'Unité de la liaison ministérielle consultera les secteurs afin de déterminer la meilleure façon de s'assurer qu'on coordonne leurs contributions et qu'on rédige le scénario qui donnera une vue d'ensemble stratégique de l'événement. Les documents d'information générale sur les questions de fond seraient ensuite annexés.

Sous-titre si nécessaire

On doit indiquer dans la section CONTEXTE de la note pourquoi la réunion ou l'événement est important pour le ministère, le programme de la ministre ou les priorités du gouvernement. Il serait aussi utile d'expliquer (s'il y a lieu) les attentes de l'association face à la réunion et de souligner si on demandera à la ministre de prendre des engagements particuliers ou des mesures concrètes.

En bref, il faut employer la section CONTEXTE pour expliquer l'importance de l'événement du point du groupe et du point de vue de la ministre. Soyez clair et concis – une note à l'intention de la ministre doit avoir au plus trois pages.

Renvoyez ici à une annexe renfermant les détails de l'horaire et des dispositions prises pour la journée de la réunion ou de l'événement. Plusieurs autres formes d'annexes pourraient aussi être indiquées selon la nature de l'événement et le rôle que la ministre y jouera. (Consultez la section ANNEXES de la présente note qui renferme une liste d'annexes possibles. Si les annexes

sont longues ou nombreuses, il faut les insérer dans une reliure – comprenant des onglets et une table des matières ainsi qu'une étiquette extérieure).

Un autre sous-titre

Écrasez simplement ce texte. Utilisez la touche de défilement vers le haut ou vers le bas et votre souris pour vous déplacer d'une section à l'autre dans le modèle. Imprimez le modèle avant de travailler à votre note si vous voulez consulter ces lignes directrices pendant que vous travaillez.

Au besoin pour organiser l'information et la rendre accessible, employez des sous-titres mais pas plus d'un niveau. Essayez d'employer des mots simples, des phrases courtes, des paragraphes courts et pas plus d'un point ou d'une idée par paragraphe. Utilisez des listes de points pour

Résumer l'information

Communiquer de l'information complexe de façon plus succincte et plus facile à lire

Réduire l'espace et le nombre de mots nécéssaires

CONSIDÉRATIONS ET INCIDENCES

Énumérez les facteurs que la ministre doit retenir lorsqu'elle participe à la réunion ou l'événement. Les exemples pourraient comprendre des considérations relatives aux communications avec le grand public et la presse et des considérations fédérales-provinciales.

Prévoyez ce qui pourrait surgir lors de l'événement, que ce soit en raison du groupe concerné, de la nature des questions abordées, du lieu de l'événement, du moment choisi ou de tout autre facteur pertinent. Fournissez à la ministre l'information dont elle a besoin pour fonctionner de façon efficace à l'événement

Considérations fédérales/ provinciales/ territoriales

Utilisez aussi des sous-titres et des listes de points au besoin pour organiser cette section.

COMMUNICATION

Il s'agit d'une autre sous-section possible des CONSIDÉRATIONS ET INCIDENCES. On pourrait mentionner ici les annexes comme les infocapsules, les questions et réponses et les notes d'allocution.

CONCLUSION

Servez-vous de la conclusion pour résumer le rôle de la ministre et les résultats souhaités ou souhaitables de l'événement. Qu'est-ce que la ministre peut espérer accomplir en rencontrant ce groupe ou en prenant la parole à cette conférence? Qu'est-ce qui peut aider à garantir que ce but sera atteint.

ANNEXES

[Exemples d'annexes possibles. Spécifier le nombre, Supprimer lorsqu'il n'y a pas d'annexes. S'il y a lieu, indiquer clairement le numéro de l'Onglet ou de l'Annexe sur l'annexe]

RÉDIGÉ PAR

Nom de l'auteur

Secteur ou Direction

Numéro de téléphone

Date

Annexe 1

Cote de Sécurité

MLU2000-000000

Dispositions pour la réunion avec

l'Association canadienne XYZ

19 avril 1999, 10 h

111, rue Spring, pièce 1410, Toronto

HEURE ACTIVITÉ REMARQUES

9 h 55

Indiquez dans cette colonne la séquence des événements auxquels la ministre participera. Par exemple,

Employez cette colonne pour renseigner la ministre sur les gens qu'elle rencontrera, les dispositions qui ont été prises en son nom, d'autres renseignements dont elle aura besoin pour fonctionner de façon efficace à la réunion ou à l'événement.

 

Arrivée à l'hôtel

Donnez autant de détails que nécessaire pour expliquer la participation de la ministre étape par étape.

10 h

Procédez au Salon A

Renvoyez ici aux annexes en vous servant du numéro d'onglet afin que la ministre puisse trouver rapidement ce dont elle a besoin à chaque étape de la réunion ou de l'événement (notes d'allocution, sujets d'entretien, infocapsules, noms des participants, etc.).

10 h 30

Votre allocution

Auditoire :

Heure/sujet :

Qs et R. :

Media :

Ces cellules s'agrandissent automatiquement pour recevoir plus de texte. Si vous avez besoin d'allonger le tableau pour qu'il informe d'autres entrées de temps, déplacez le curseur jusqu'à la dernière cellule du tableau et enfoncez la touche de tabulation. Une nouvelle rangée sera créée automatiquement.

12 h

Déjeuner

 

48.9 Annexe F

NOTE POUR LA PÉRIODE DE QUESTIONS

Date :

Cote de sécurité :


TITRE [Arial 14, texte centré, majuscules]

Un titre bref contenant des mots clés communique le sujet et permet à la Ministre de se retrouver rapidement dans le livre préparé pour la période de questions.

SUJET :

(Arial 12) Décrivez brièvement la question. Lorsque des questions reviennent et comportent des thèmes secondaires, précisez le thème général et la question particulière.

RÉPONSE SUGGÉRÉE :

  • (Arial 14, caractère gras, texte à interligne et demie et double interligne entre les points) Présentez le sujet au moyen d'un énoncé visant à informer le Parlement, la population et les médias que la Ministre est au courant de la question, que cette dernière lui tient à coeur et qu'elle la traite de façon consciencieuse.
  • Les ministres disposent de 35 secondes pour répondre à une question (fournir 3 ou 4 points). Écrivez des phrases complètes en un langage non technique avec une seule idée par phrase. La réponse suggérée ne doit pas contenir de message politique ou des renseignements teintés de sous-entendus politiques.
  • N'écrivez pas le texte en lettres majuscules; la présente partie doit figurer sur cette page seulement. Les notes PQ doivent être reçues au Secrétariat ministériel au plus tard à 11 h, heure normale de l'Est, du lundi au jeudi, et 10 h, heure normale de l'Est, le vendredi.

CONTEXTE :

(Arial 11) Cette partie de la note préparée pour la période de questions (PQ) fournit des renseignements clairs, concis et factuels visant à donner à la Ministre le contexte sur lequel se fonde la réponse. Il faut éviter de donner trop de détails et limiter l'information opérationnelle à ce qui est nécessaire pour répondre aux questions prévues.

Donnez un aperçu de la situation et des faits additionnels qui aident à clarifier la question.

Au besoin, décrivez brièvement les accusations, les critiques, les allégations et les conséquences possibles.

Vous pouvez aussi fournir plus de détails sur les mesures prises ou les mesures proposées – si ces dernières ont été annoncées publiquement. Signalez à la Ministre les difficultés possibles relatives à la mise en œuvre de ces mesures.

Rédaction de notes pour la PQ

Le texte d'une note pour la PQ doit compter un maximum de deux pages 8,5 x 14.

Soyez stratégique et proactif(ve), prévoyez les questions et donnez un avertissement hâtif de tout sujet controversé. Mettez à jour au fur et à mesure que la situation évolue et en fonction des rapports des médias. Bien que vous ne devez pas attendre qu'on vous demande de rédiger/mettre à jour une note, assurez-vous de tenir la coordinatrice de la PQ au courant, elle pourra ainsi vous confirmer si la note est nécessaire.

Le respect des délais est essentiel. La période de questions a lieu à 14 h 15, heure normale de l'Est, du lundi au jeudi, et à 11 h 15, heure normale de l'Est, le vendredi.

Les renseignements contenus dans la note doivent être conformes à ce que la Ministre a dit dans le passé et aux autres messages ministériels.

Dans la mesure du possible, mentionnez dans vos réponses proposées les priorités de la Ministre ainsi que la mission et le mandat du ministère, p. ex. « la prévention du crime est l'un des objectifs prioritaires du ministère de la Justice » ou encore « les questions relatives aux victimes d'actes criminels constituent l'une de mes principales priorités ».

Mettez l'accent sur les réalisations et sur les aspects positifs d'une question.

Consultez les autres ministères concernés et intégrez leurs points de vue si c'est utile.

Tenez compte tant de la perception du public et des médias à l'égard de la situation que des faits.

Ne faites pas état des désaccords pouvant exister avec d'autres ministères, ne jetez pas le blâme sur eux. Si la question relève clairement du mandat d'un autre ministère, informez-en immédiatement la coordonnatrice de la PQ.

Les erreurs peuvent avoir des conséquences très graves. Rappelez-vous qu'il est préférable de ne pas fournir de renseignements plutôt que des renseignements inexacts.

Style

Si vous faites référence à une disposition du Code criminel ou d'une autre loi, indiquez entre parenthèses en quoi elle consiste.

Si vous utilisez des acronymes ou des abréviations, assurez-vous que l'expression complète a été mentionnée la première fois.

Ne nommez pas les ministres ou les députés par leur nom. Utilisez leur titre et/ou le nom de leur circonscription, p. ex. le Solliciteur général, le député de Cardigan (Ile-du-Prince-Édouard).

Précisez le temps en donnant la date et le mois, évitez les expressions telles que « aujourd'hui », « demain » ou « la semaine prochaine », à moins que ces renvois soient clairs.

Omettez les formules de politesse, du genre « je vous remercie, Monsieur le président, de me donner l'occasion de répondre à cette question ».

Copies

Lorsque la cote de sécurité le permet (protégé B), faites parvenir la note PQ par courriel à Aline Gélinas, coordonnatrice de la période de questions. S’il s’agit d’une note secrète, livrez-lui l’original et 10 copies à la pièce 4248 de l’édifice commémoratif de l’Est. Vous pouvez consulter les cotes de sécurité à l’adresse suivante : http://dojnet/building_f/security.htm

Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec Aline Gélinas, coordonnatrice de la PQ au 952-8354 (ECE-4248) ou avec Lise Lépine au 952-1509 (ECE-4256).

Remarques

Si vous préparez une note non sollicitée pour la PQ, n’oubliez pas de le signaler à la coordonnatrice.

Lors de la préparation d’une note, rappelez-vous que la Loi sur l’accès à l’information est applicable.

Le rédacteur de la note doit être disponible pour répondre aux questions jusqu’à 15 h, du lundi au jeudi, et jusqu’à midi, le vendredi.

Le Secrétariat ministériel distribue également les notes PQ aux membres du comité directeur.

CONTACTS :

Préparée par

N(o) de tél.

Approuvée par (une seule personne.)

N(o) de tél.

(Arial 8)

48.10 Annexe G

Fiche d'approbation

Approval Slip

À remplir par le secteur / To be completed by sector

MLU2000-000000

Objet / Subject: _____________________________
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Préparée par /
Prepared by: __________________

Cote de sécurité /
Security level: ____________

Nombre de pièces jointes /
# of attachments: ______________

Date limite à l'ULM /
Due at MLU: _________

 

Soumise pour approbation à
Sector approvals as required
Initiales
Initials
Année
Year
Mois
Month
Journée
Day
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[nom en majuscules / please print name]
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Morris Rosenberg
Sous-ministre / Deputy Minister
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Approbation/signature/examen du/de la Ministre demandé pour le: Minister's signature/approval/review requested by: ______________________________

Remarques / remarks:

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À remplir par l'ULM / To be completed by MLU

À la demande de /Requested by:
Veuillez faire parvenir à/Please forward to:

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Revue interne / Seen by:

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Rédaction par/ Edited by:

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Reçue / received:

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Received in MLU:

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Date de modification :