Vérification des recettes nettes en vertu d'un crédit et du recouvrement des coûts - Rapport de vérification définitif - Le 9 juin 2011

Table des matières

Liste des acronymes

AC
Administration centrale (HeadquartersHQ)
CCG
Cadre de contrôle de la gestion (Management Control FrameworkMCF)
DFA
Direction des finances et des acquisitions (Finance and Acquisitions Directorate – FAD)
DPREG
Direction des poursuites réglementaires et économiques et de la gestion (Regulatory and Economic Prosecutions and Management Branch – REPMB)
DPF
Dirigeante principale des finances (Chief Financial OfficerCFO)
DPP
Directeur des poursuites pénales (Director of Public ProsecutionsDPP)
DAPP
Directrice adjointe des poursuites pénales (Deputy Director of Public Prosecutions – DDPP)
DPV
Dirigeant principal de la vérification (Chief Audit ExecutiveCAE)
DVI
Division de la vérification interne (Internal Audit DivisionIAD)
GMO
Grands ministères et organismes (Large Departments and AgenciesLDA)
LDPP
Loi sur le directeur des poursuites pénales (Director of Public Prosecutions Act – DPPA)
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques (Financial Administration Act FAA)
MJ
Ministère de la Justice (Department of Justice – DoJ)
OSC
Organisations de services communs (Common Service Organizations – CSO)
PE
Protocole d’entente (Memorandum of Understanding – MOU)
PFC
Procureur fédéral en chef (Chief Federal ProsecutorCFP)
PG
Procureur général du Canada (Attorney General of Canada – AG)
PNCT
Protocole national de comptabilisation du temps (National Timekeeping Protocol – NTP)
PSG
Prestataire de services généraux (Corporate Service Provider – CSP)
RSF
Rapport sur la situation financière (Financial Situation Report – FSR)
RNC
Recettes nettes en vertu d'un crédit (Vote-Netted Revenue – VNR)
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor (Treasury Board SecretariatTBS)
SIGF
Système intégré de gestion financière (Integrated Financial Management SystemIFMS)
SPPC
Service des poursuites pénales du Canada (Public Prosecution Service of CanadaPPSC)
SFP
Service fédéral des poursuites (Federal Prosecution Service – FPS)

1.0 Sommaire

Le présent rapport dresse les résultats d’une vérification interne du cadre de contrôle de la gestion (CCG) du Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) relatif à la gestion des recettes et au recouvrement des coûts. Le SPPC a vu le jour le 12 décembre 2006 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP), Partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité. Le SPPC est un service poursuivant indépendant qui a pour rôle principal d’intenter des poursuites pénales fondées sur des lois fédérales, libres de toute influence indue et conformes à l’intérêt public.

Le SPPC finance ses activités à l’aide d’un modèle mixte de fonds alloués et de recettes disponibles découlant de la prestation de services de poursuites et de services connexes aux ministères et aux organismes gouvernementaux. Son autorisation spéciale de dépenser les recettes s’élève à 11 300 000 $. Cette autorisation permet au SPPC d’utiliser ses recettes pour régler des dépenses afférentes pendant l’exercice financier en cours. Cette autorisation est appelée « recettes nettes en vertu d’un crédit » (RNC). En 2009-2010, le SPPC a vérifié environ 5,5 millions de dollars de frais juridiques et de débours engagés par les mandataires de la Couronne qui ont mené des poursuites réglementaires et économiques au nom d’autres organisations fédérales qui paient directement leurs services de poursuites. Lors de sa création, le 12 décembre 2006, le SPPC a hérité du modèle de financement de l’organisation qui l’a précédé, le Service fédéral des poursuites (SFP), un groupe du ministère de la Justice. Dès le départ, le SPPC a cherché à remplacer le modèle de financement axé sur les RNC par un modèle de crédits établi par la loi.

Il faut prendre note que les hypothèses de travail de base de la Politique sur les services communs ne sont pas compatibles avec les principes fondamentaux des poursuites. En promulguant la LDPP et en créant le SPPC, le Parlement souhaitait que la loi garantisse le principe constitutionnel bien établi de l’indépendance de la fonction de poursuivant. Bien qu’il soit responsable devant le Parlement et qu’il lui rende des comptes par l’intermédiaire du procureur général du Canada (PG) tous les ans, le SPPC mène des poursuites fédérales conformément à ce principe constitutionnel. Par conséquent, le SPPC fournit des services de poursuites au nom de la Couronne, et non au nom d’un ministère ou d’un organisme fédéral ni d’un corps policier. Lorsqu’un corps policier ou un organisme d’enquête dépose une accusation, le SPPC engage une poursuite pour le compte de la Couronne s’il est convaincu que les éléments de preuve recueillis par le corps policier ou l’organisme d’enquête sont suffisants et qu’il est dans l’intérêt public de mener une poursuite. Le SPPC peut consulter, et le fait souvent, le corps policier ou l’organisme d’enquête au sujet des éléments de preuve et du critère de l’intérêt public afin de décider s’il doit entamer une poursuite ou non. Toutefois, il détermine de façon indépendante s’il mènera une poursuite ou s’il lui mettra fin et comment il s’y prendra. Étant donné que le SPPC ne reçoit aucune directive sur les aspects du déroulement d’une poursuite, les tribunaux reconnaissent que le rôle joué par un procureur dans une poursuite est quasi-judiciaire.

Les hauts dirigeants responsables des RNC et du recouvrement des coûts du SPPC ont demandé à la Direction de la vérification interne (DVI) d’examiner les recettes et le recouvrement des coûts, puisqu’ils avaient décelé des problèmes touchant le système actuel. En outre, ils souhaitaient que la DVI les aide à cerner d’autres lacunes en matière de contrôle, de gouvernance et de gestion des risques et qu’elle leur recommande des mesures correctives. Par ailleurs, ils voyaient la vérification comme une occasion d’orienter l’organisation vers une stratégie de financement à long terme. Conséquemment, la vérification a été incluse dans le premier plan de vérification axé sur les risques de l’organisation en tant que projet à risque élevé.

1.1 Objectif et portée de la vérification

Globalement, l’objectif de la vérification consistait à examiner et à évaluer la pertinence du CCG qui régit la gestion des recettes et le recouvrement des coûts à l’aide d’une approche axée sur les risques, ainsi qu’à fournir l’assurance que le SPPC mène ses activités de gestion des recettes et de recouvrement des coûts avec efficacité, tout en maintenant le niveau de contrôle requis.

La vérification comprenait la tenue d’entrevues avec des employés de la Direction des finances et des acquisitions (à l’administration centrale [AC]) et de la Direction des poursuites réglementaires et économiques et de la gestion (DPREG) (à l’AC) et des membres du personnel poursuivant des régions, dont des procureurs fédéraux en chef et des administrateurs du système iCase, ainsi que le personnel financier de l’AC et des bureaux régionaux du prestataire de services généraux (PSG). Les procédures, lignes directrices et pratiques ont été examinées, tout comme les mécanismes de surveillance et de production de rapports en place. De plus, les données liées aux finances et à la comptabilisation du temps ainsi qu’un échantillon de transactions touchant les recettes pendant l’exercice financier 2009-2010 ont été étudiés. La vérification s’est déroulée de septembre 2010 à mars 2011.

1.2 Conclusion de la vérification

Pendant la vérification, la DVI a examiné le cadre de gestion des recettes du SPPC. L’équipe de vérification a constaté que le modèle de financement actuel et les relations avec certains ministères et organismes concernés posaient des difficultés au SPPC. Depuis sa création, ce dernier cherche à remplacer son modèle de financement par un modèle de crédits établi par la loi afin que son financement soit compatible avec l’indépendance de la fonction de poursuivant. Le SPPC collabore actuellement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) à l’élaboration d’un modèle de financement approprié.

En règle générale, nous concluons que le CCG du SPPC régissant la gestion des recettes et le recouvrement des coûts doit être renforcé pour améliorer le processus de gestion des recettes et combler les lacunes observées pendant la période visée par la vérification jusqu’à ce que les RNC puissent être remplacées par une source de financement plus adéquate pour les services de poursuites. Le cadre de contrôle général doit être amélioré, particulièrement dans les domaines des pratiques et des procédures, de la gouvernance et de la surveillance, des rôles et des responsabilités, du contrôle et de la production de rapports.

Le dirigeant principal de la vérification (DPV) a demandé à la dirigeante principale des finances (DPF) et à la directrice adjointe des poursuites pénales (DAPP) de la DPREG de préparer un plan d’action afin de donner suite aux recommandations formulées dans le présent rapport. Le plan d’action de la direction peut être consulté à la section 5 du présent rapport. Dans un délai de six à douze mois, le DPV assurera un suivi avec la DPF et la DPREG pour s’assurer que le plan d’action de la direction a été mis en œuvre ou que le processus s’y rattachant va bon train.

1.3 Sommaire des conclusions et des recommandations

Les conclusions et les recommandations les plus importantes selon l’équipe de vérification sont résumées ci-dessous. Les conclusions et les recommandations détaillées se trouvent à la section 3 du présent rapport.

Tant qu’il continuera d’utiliser les RNC comme source de financement, le SPPC a la possibilité d’améliorer l’efficacité de son cadre de gestion des recettes. La mise en œuvre des recommandations suivantes orientera le SPPC vers des politiques et des procédures de gestion des recettes rigoureuses. Une liste de toutes les recommandations ayant trait à la vérification et à la réponse de la direction aux recommandations peut être consultée à la section 5 du présent rapport.

Indépendance et modèle de financement

L’autorisation de financement et l’applicabilité de la Politique sur les services communs font obstacle à la prestation de services et au recouvrement des recettes. La DVI a constaté que certains ministères refusent de payer leurs services de poursuites.

Protocoles d’ententes et accords sur les niveaux de service avec les ministères clients

Il y a relativement peu de protocoles d’ententes (PE) conclus avec les ministères et les organismes qui soient complets et qui régissent les modalités de paiement, ou les attentes et les conditions relatives au recouvrement des coûts (p. ex., la fréquence des factures, le travail faisant l’objet d’un recouvrement des coûts et les montants recouvrables associés aux débours).

Politiques et procédures organisationnelles

Il est nécessaire de normaliser et de documenter les politiques et les procédures du SPPC dans l’intérêt du personnel pour favoriser l’utilisation d’une méthode de recouvrement des coûts uniforme dans toutes les régions et à l’AC. À l’heure actuelle, les procédures et les contrôles internes varient d’une région à l’autre et au sein même de l’AC.

Surveillance et gouvernance

Le cadre de gestion des recettes doit être renforcé pour assurer l’uniformité de la méthode de gestion des recettes et de recouvrement des coûts ainsi que le caractère adéquat des processus de surveillance, de contrôle et de production de rapports à l’échelle organisationnelle et régionale.

Contrôle et production de rapports

La direction devrait examiner suffisamment de renseignements opportuns (comptes impayés, relevés mensuels, etc.) de façon plus approfondie pour comprendre, contester et résoudre les questions associées au recouvrement des coûts.

Comptabilisation du temps, création de dossiers et examen de la qualité

Le SPPC doit renforcer l’examen de la qualité des pratiques et des contrôles liés à la comptabilisation du temps, à la création de dossiers et à la facturation.

Processus de facturation

La fonction d’orientation et de surveillance de l’AC devrait être renforcée pour assurer une méthode de facturation nationale uniforme et des contrôles financiers de fin de période.

1.4 Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel, en ma qualité de dirigeant principal de la vérification (DPV) du SPPC, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude des conclusions figurant dans le présent rapport. Les constatations et les conclusions de cette vérification reposent sur une comparaison des situations telles qu'elles existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification préétablis et approuvés qui ont été convenus avec la direction du SPPC. Les constatations et les conclusions ne s'appliquent qu’à l’entité examinée. La vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Je tiens à remercier le SPPC et la direction du prestataire de services généraux, ainsi que le personnel à l’AC et aux bureaux régionaux, de leur collaboration et de leur appui envers les membres de l’équipe chargée de la vérification. Je souhaite également remercier nos collègues d’Interis Consulting Inc., qui faisaient partie intégrante de notre équipe de vérification.

Philip Morton
Dirigeant principal de la vérification

____________________________

2.0 Introduction

2.1 Contexte

2.1.1 Création du Service des poursuites pénales du Canada

Le Bureau du directeur des poursuites pénales, qui porte le nom d’usage de Service des poursuites pénales du Canada (SPPC), a vu le jour le 12 décembre 2006 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP).

La création du SPPC est le résultat de la transformation du Service fédéral des poursuites (SFP), un ancien groupe du ministère de la Justice (MJ), en un service des poursuites indépendant. Compte tenu de la vitesse à laquelle le SPPC a été formé, aucune structure de financement officielle et distincte n’a été établie. Ainsi, le SPPC est pratiquement financé comme le SFP l’était sous la direction du MJ.

2.1.2 Mandat

Le directeur des poursuites pénales (DPP) doit s’acquitter des responsabilités décrites dans la LDPP, sous l’autorité et pour le compte du procureur général du Canada (PG). Prévues par la Loi, ces responsabilités ont trait à l’exercice des pouvoirs conférés au PG par le Parlement en vertu du Code criminel et d’autres lois fédérales. Confirmés par la LDPP, ces pouvoirs comprennent, entre autres : engager et mener des poursuites; conseiller les organismes d’enquête à l’égard des poursuites, de façon générale ou à l’égard d’une enquête pouvant mener à des poursuites; et formuler les politiques en matière de poursuite.

Le DPP emploie des procureurs fédéraux, en plus de désigner des avocats du secteur privé à titre de mandataires, lesquels exercent les responsabilités et les fonctions qui leur sont assignées au titre de la LDPP. La LDPP interdit aux autres ministères ou organismes fédéraux de mener eux-mêmes des poursuites. (Le PG détient le pouvoir d’assumer la responsabilité d’une poursuite en vertu de la LDPP; la poursuite serait alors menée par le MJ. À ce jour, le PG n’a pas encore exercé ce pouvoir.)

2.1.3 Financement du SPPC

Le SPPC finance ses activités à l’aide d’un modèle mixte de fonds alloués et de recettes disponibles découlant de la prestation de services de poursuites et de services connexes aux ministères et aux organismes gouvernementaux. Son autorisation spéciale de dépenser les recettes s’élève à 11 300 000 $. Cette autorisation permet au SPPC d’utiliser ses recettes pour régler des dépenses afférentes pendant l’exercice financier en cours. Cette autorisation est appelée « recettes nettes en vertu d’un crédit » (RNC). En 2009-2010, le SPPC a vérifié environ 5 500 000 $ de frais juridiques et de débours engagés par les mandataires de la Couronne qui ont mené des poursuites réglementaires et économiques au nom d’autres organisations fédérales qui paient directement leurs services de poursuites. Lors de sa création, le 12 décembre 2006, le SPPC a hérité du modèle de financement de l’organisation qui l’a précédé, le SFP, un groupe du ministère de la Justice (MJ). Dès le départ, le SPPC a cherché à remplacer le modèle de financement axé sur les RNC par un modèle de crédits établi par la loi.

En mars 2007, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a approuvé le modèle de financement mixte, le cadre de gestion, la méthode d’établissement des taux et les normes de service du MJ relativement à la prestation de services juridiques à la grandeur du Canada. Le SPPC applique le modèle de financement mixte autant à la prestation des services de poursuites que des services afférents pour uniformiser son tarif à l’échelle gouvernementale, et ce, pour tous les types de services juridiques fournis à d’autres ministères et organismes gouvernementaux appartenant à la communauté du droit.

Contrairement au MJ, dont plus du tiers du budget est représenté par les recettes découlant d’une autorisation de crédit net, le SPPC dépend essentiellement du financement alloué (environ 92 p. 100). Une grande part du financement alloué est réservée aux poursuites liées à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances et au Code criminel dans le Nord. Alors qu’il faisait partie du MJ, le SFP recouvrait les coûts d’une petite portion de services de poursuites conformément à la Politique sur les services communs. Ces services, qui sont généralement appelés « poursuites réglementaires », sont essentiellement des services de poursuites n’ayant pas trait à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances ni au Code criminel dans le Nord. Ils englobent des domaines qui vont des crimes de guerre à la contre-prolifération, en passant par la migration clandestine, la traite de personnes, l’environnement, les pêches, la propriété intellectuelle, les faillites, le transport de marchandises dangereuses, les infractions à la Loi sur la concurrence et les infractions de stationnement de la Commission de la capitale nationale.

2.1.4 Recouvrement des coûts et recettes nettes en vertu d’un crédit

En octobre 2006, le SCT a approuvé l’établissement d’une autorisation de crédits nets de 11 342 000 $. En 2011-2012, l’autorisation est passée à 13 742 000 $, principalement parce que les dépenses en personnel ont augmenté à la suite de l’entrée en vigueur de conventions collectives. Au moment de la création du SPPC, environ 7 700 000 $ en fonds alloués pour d’autres organisations gouvernementales ont été transférés de façon permanente du MJ (Portefeuille du droit fiscal et Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire) au SPPC.

Les RNC sont assujetties à la Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes du SCT. Cette politique oblige les ministères à établir des politiques et des procédures pour mettre en place un mécanisme de contrôle permettant de veiller à ce que la somme nette en dollars (dépenses-recettes), approuvée par le Parlement, ne soit pas dépassée et que seules les recettes associées aux frais engagés dans le cadre d’activités financées par des crédits nets soient appliquées à ces derniers.

Chaque année, le SPPC demande au SCT d’approuver ses tarifs pour la prestation de services de poursuites et de services afférents en soumettant une présentation au Conseil du Trésor avec le MJ. Comme il applique le modèle de financement recommandé, lequel a été établi par le MJ, le SPPC facture aux ministères et aux organismes gouvernementaux un tarif unique pour les services juridiques obligatoires qui ne sont pas financés par des crédits. Les tarifs des services juridiques obligatoires non financés par des crédits sont fixés conformément à la Politique sur les services communs du SCT.

2.1.5 Problèmes de gestion causés par le modèle de financement axé sur les recettes nettes en vertu d’un crédit du SPPC

Essentielle sur le plan constitutionnel et reconnue par la loi, l’indépendance de la fonction de poursuivant n’est pas compatible avec les principes fondamentaux de la Politique sur les services communs, dont les suivants : le prestataire de services doit fournir un service à la demande du client et le client peut décider de la façon dont l’organisation de services communs (OSC) fournira le service (voir la section 5 et l’annexe A de la Politique). En promulguant la LDPP et en créant le SPPC, le Parlement souhaitait que la loi garantisse le principe constitutionnel bien établi de l’indépendance de la fonction de poursuivant. Bien qu’il soit responsable devant le Parlement et qu’il lui rende des comptes par l’intermédiaire du PG tous les ans, le SPPC mène des poursuites fédérales conformément à ce principe constitutionnel. Par conséquent, le SPPC fournit des services de poursuites au nom de la Couronne, et non au nom d’un ministère, d’un organisme fédéral ou d’un corps policier.

Lorsqu’un corps policier ou un organisme d’enquête dépose une accusation, le SPPC engage une poursuite pour le compte de la Couronne s’il est convaincu que les éléments de preuve recueillis par le corps policier ou l’organisme d’enquête sont suffisants et qu’il est dans l’intérêt public de mener une poursuite. Le SPPC consulte souvent le corps policier ou l’organisme d’enquête au sujet des éléments de preuve et du critère de l’intérêt public afin de décider s’il doit entamer une poursuite ou non. Toutefois, il détermine de façon indépendante s’il mènera une poursuite ou s’il lui met fin et comment il s’y prendra. Étant donné que le SPPC ne reçoit aucune directive sur les aspects du déroulement d’une poursuite, les tribunaux reconnaissent que le rôle joué par un procureur dans une poursuite est quasi-judiciaire.

2.1.6 Administration des recettes nettes en vertu d’un crédit

Même s’il est indépendant, le SPPC dépend en partie d’un prestataire de services généraux (PSG), rôle tenu par un autre ministère. Le SPPC se procure certains de ses services transactionnels grâce à un protocole d’entente (PE) dans des secteurs tels que les finances, les ressources humaines, la gestion et la technologie de l’information, l’administration et les services de bibliothèque. Les responsabilités liées à l’administration des RNC et du recouvrement des coûts sont réparties entre la Direction des finances et des acquisitions (DFA) (à l’administration centrale [AC]), la Direction des poursuites réglementaires et économiques et de la gestion (DPREG) (à l’AC) et le personnel poursuivant des régions, y compris les administrateurs du système iCase, et le personnel financier de l’AC et des bureaux régionaux du PSG.

2.1.7 Objet de la vérification

Les hauts dirigeants responsables des RNC et du recouvrement des coûts du SPPC ont demandé à la Direction de la vérification interne (DVI) d’examiner les recettes et le recouvrement des coûts, puisqu’ils avaient décelé des problèmes touchant le système actuel. En outre, ils souhaitaient que la DVI les aide à cerner d’autres lacunes en matière de contrôle, de gouvernance et de gestion des risques et leur recommande des mesures correctives. Par ailleurs, ils voyaient la vérification comme une occasion d’orienter l’organisation vers une stratégie de financement à long terme. Conséquemment, la vérification a été incluse dans le premier plan de vérification axé sur les risques de l’organisation en tant que projet à risque élevé.

En 2010-2011, le SPPC a été sélectionné pour participer à la vérification horizontale des OSC et du SCT. Effectuée par le Bureau du contrôleur général, elle avait pour but d’évaluer si les grands ministères et organismes (GMO) respectaient les dispositions de la Politique sur les services communs du SCT. À l’appui de la vérification horizontale, la DVI réalise des études sur le terrain au sujet du SPPC.

2.2 Objectifs et portée

Globalement, l’objectif de la vérification consistait à examiner et à évaluer la pertinence du cadre de contrôle de la gestion (CCG) relatif à la gestion des recettes et le recouvrement des coûts à l’aide d’une approche axée sur les risques et à fournir l’assurance que le SPPC mène ses activités de gestion des recettes et de recouvrement des coûts avec efficacité, tout en maintenant le niveau de contrôle requis.

En particulier, la vérification portait sur les aspects suivants :

La vérification excluait la méthode d’établissement des tarifs et la structure des tarifs des services juridiques, car le SPPC s’est engagé à utiliser les tarifs approuvés par le SCT, lesquels sont fixés en collaboration avec le MJ.

La vérification comprenait la tenue d’entrevue avec des employés de la DFA (à l’AC) et de la DPREG (à l’AC) et des membres du personnel poursuivant des régions, dont des procureurs fédéraux en chef et des administrateurs du système iCase, ainsi que le personnel financier de l’AC et des bureaux régionaux du PSG. Les procédures, les lignes directrices et les pratiques ont été examinées, tout comme les mécanismes de surveillance et de production de rapports en place. De plus, les données liées aux finances et à la comptabilisation du temps ainsi qu’un échantillon de transactions touchant les recettes pendant l’exercice financier 2009-2010 ont été étudiés.

La vérification s’est déroulée de septembre 2010 à mars 2011.

2.3 Méthodologie

2.3.1 Planification

À l’étape de la planification, il a fallu obtenir et consigner des renseignements généraux pour comprendre les lignes directrices sur la gestion des recettes et le recouvrement des coûts ainsi que les processus qui ont cours au SPPC; assurer l’élaboration d’un programme de vérification; fixer des rencontres initiales avec le personnel clé du SPPC; effectuer l’examen et l’analyse des factures et des données relatives aux recettes et établir les objectifs et la portée de la vérification ainsi que les critères de vérification et la méthode. Au terme de la phase de planification, un mandat a été rédigé et transmis aux entités à vérifier.

2.3.2 Exécution

À l’étape de l’exécution, il a fallu notamment effectuer l’examen et l’analyse de la documentation et des processus de gestion des recettes, notamment les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles, le contrôle et les pratiques de gestion des risques, et mener des entrevues avec les représentants du SPPC à l’AC et dans les régions (Colombie-Britannique, Québec et Atlantique) et avec les agents financiers du PSG. L’équipe chargée de la vérification a également évalué la conformité des systèmes, des contrôles et des pratiques à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux politiques du SCT liées à la gestion des recettes.

2.3.3 Production du rapport de vérification

Pendant la vérification, les observations et les conclusions ont été confirmées auprès de la DPREG et de la DFA. La DVI a rencontré ces deux groupes à l’occasion de séances officielles de compte rendu pour valider les conclusions préliminaires de la vérification. Un rapport provisoire a été envoyé au DPP, à la DPF et au DAPP de la DPREG.

3.0 Observations et recommandations

Les observations et les recommandations s’articulent autour de critères de vérification établis sur la base des politiques et des règlements du gouvernement qui se rapportent à la gestion des recettes et au recouvrement des coûts. En particulier, la présente section présente des observations sur l’efficacité de l’autorisation de générer des recettes, le CCG et la conformité aux politiques portant sur les recettes.

3.1 Autorisation de générer des recettes

Le SPPC utilise le modèle de financement mis en place par le MJ avant sa création. Depuis qu’il a acquis son indépendance, il éprouve de la difficulté à établir son pouvoir de recouvrer des recettes auprès des ministères et des organismes concernés. En outre, la direction du SPPC ne respecte pas totalement le modèle de financement actuel.

Depuis sa création, le SPPC cherche à remplacer son modèle de financement par un modèle de crédits établi par la loi afin de s’assurer que son financement est compatible avec l’indépendance de la fonction de poursuivant. Jusqu’à ce que ce modèle soit remplacé, il serait avantageux pour l’organisation de conclure des PE avec d’autres ministères ou organismes concernés afin de préciser les conditions de service et les attentes à l’égard du niveau de service.

3.1.1 Indépendance et modèle de financement

L’autorisation de financement et l’applicabilité de la Politique sur les services communs font obstacle à la prestation de services et au recouvrement des recettes. La DVI a constaté que certains ministères refusent de payer leurs services de poursuites.

Critère : Les dispositions des politiques sont formulées en consultation avec les ministères et les organismes clients. Des normes de service et de rendement utiles et concrètes régissent la prestation des services obligatoires.

Comme nous l’avons indiqué précédemment, le SPPC finance ses activités par une combinaison de fonds alloués et de recettes disponibles. L’autorisation qui lui est accordée lui permet d’utiliser ces recettes pour régler des dépenses afférentes pendant l’exercice financier en cours. Pendant la vérification, nous avons observé que l’autorisation de recouvrer des recettes pose des difficultés à l’organisation, puisque certains ministères refusent de reconnaître le pouvoir du SPPC de facturer des services obligatoires ou leur obligation d’acquitter les frais afférents aux poursuites à titre d’organismes concernés. Nous avons aussi observé qu’une incertitude entoure l’applicabilité de la Politique sur les services communs, car le SPPC ne figure pas parmi les PSG nommés dans la Politique, contrairement au MJ. Néanmoins, le SCT considère que le SPPC est un PSG et qu’il doit se plier aux exigences relatives aux services obligatoires avec le financement alloué et le recouvrement des coûts.

Même si elle définit dans les grandes lignes l’autorisation de crédits nets et les fonds alloués, la documentation portant sur la création du SPPC et son modèle de financement initial ne précise pas les ministères ou les organismes qui sont soumis au recouvrement des coûts ou qui sont financés par des crédits. Elle ne précise pas non plus la manière dont on doit faire face aux problèmes que pose le modèle de financement ou aux différends avec les ministères ou les organismes concernés. La direction a donné à l’équipe de vérification de nombreux exemples de paiements qui, selon elle, sont essentiellement contestés à cause de ce manque de clarté. Certains ministères ou organismes refusent de payer ou paient à contrecœur les services de poursuites fournis par le SPPC, créant ainsi une instabilité pour ce dernier.

Nous croyons savoir que, de concert avec les organismes centraux, le SPPC étudiera les options permettant de mettre en place un régime de financement qui éliminerait la nécessité de recouvrer les coûts.

Recommandation

3.1.2 Protocoles d’entente et accords sur les niveaux de service avec les ministères clients

Peu de PE conclus avec les ministères et les organismes sont exhaustifs et régissent les modalités de paiement, ou bien les attentes, et les conditions relatives au recouvrement des coûts (p. ex. la fréquence des factures, le travail faisant l’objet d’un recouvrement des coûts et les montants recouvrables associés aux débours).

Critère : Des PE qui comprennent des conditions financières, des niveaux de service et des dispositions sur les services financés par des crédits et le recouvrement des recettes sont conclus avec les ministères clients.

Les PE visent à définir clairement les rôles et les responsabilités que le SPPC et le ministère concerné doivent assumer dans le cadre d’une enquête ou d’une poursuite au titre des diverses lois applicables. En outre, ils sont le moyen de communication par lequel les procureurs, les parajuristes, les gestionnaires et le personnel de soutien de chaque organisation sont informés des différents principes. Des conditions financières sous-tendent généralement les PE et donnent un aperçu des attentes à l’égard de la facturation et du règlement des factures. Puisque le SPPC aide les ministères et les organismes concernés à appliquer leurs lois à titre de poursuivant indépendant, nous nous attendions à ce que les conditions financières soient consignées par écrit, particulièrement à la lumière de son modèle de financement mixte.

À l’heure actuelle, seulement quatre (4) PE ont été conclus avec les ministères ou les organismes concernés. De ce nombre, un (1) seul PE comprend des dispositions sur le financement et la facturation, quoique très générales. Les autres PE ne contiennent aucune condition transactionnelle ou financière. Toutefois, nous avons constaté que le Bureau de l'avocat ministériel a commencé à rédiger un accord-cadre sur les services axés sur les clients qui englobe des plans de services et des conditions financières.

Faute de PE normalisé, nous avons dégagé les sphères de risque suivantes :

Recommandation

3.2 Cadre de contrôle de la gestion

Jusqu’à ce que les RNC soient remplacées par une source de financement plus pratique et stable, le CCG du SPPC qui régit les processus de gestion des RNC et de recouvrement des coûts doit être renforcé, car il est mal documenté. Les processus de contrôle financier et opérationnel doivent être améliorés pour créer un environnement de contrôle polyvalent permettant de gérer les recettes avec efficacité.

3.2.1 Politiques et procédures organisationnelles

Il est nécessaire de normaliser et de documenter les politiques et les procédures du SPPC dans l’intérêt du personnel pour favoriser l’utilisation d’une méthode de recouvrement des coûts uniforme dans toutes les régions et à l’AC. Actuellement, les procédures et les contrôles internes varient d’une région à l’autre et au sein même de l’AC.

Critère : Les politiques, procédures et lignes directrices sont communiquées aux personnes appropriées en temps opportun.

Il est essentiel d’avoir des directives et des procédures écrites et détaillées pour ce qui est des processus de gestion des recettes. Les pratiques consignées par écrit établissent un lien entre les buts, les objectifs et les activités quotidiennes d’une organisation. Un manque de procédures écrites accroît le risque d’erreurs qui pourraient nuire au recouvrement des recettes et à l’efficacité des activités. En outre, les procédures écrites sont utiles pour former les employés actuels et les nouveaux employés, et constituent une ressource précieuse dans l’éventualité où un employé quitterait l’organisation. Les procédures devraient comprendre suffisamment de renseignements pour qu’une personne qui connaît mal les activités de l’organisation puisse assumer son rôle et ses responsabilités de façon adéquate et dans les limites prédéfinies. Les entretiens avec la direction et le personnel de soutien administratif du SPPC ont permis de constater que les pratiques en matière de facturation et de gestion des recettes sont incohérentes.

La DFA du SPPC est chargée de rédiger et de communiquer les directives et les procédures, en plus d’interpréter les politiques et de donner des conseils d’expert sur la gestion financière. Elle peut rédiger des directives ou des procédures pour préciser davantage les politiques du SCT. Elle fait connaître les politiques, les directives et les procédures nouvelles ou actualisées en envoyant des avis par courriel ou au moyen de bulletins d’information financière et les publie dans le site intranet du SPPC. Quant au PG et au DPP, ils sont responsables de la communication des politiques générales en matière de poursuites.

Le SPPC a adopté l’approche, les pratiques et les procédures de son PSG, lesquelles reposent sur la Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes, la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Politique sur les services communs du SCT ainsi que la LGFP. Le SPPC n’a édicté aucune directive organisationnelle sur la gestion des recettes et les RNC. Pour les RNC, outre le Protocole national de comptabilisation du temps (PNCT) et les procédures de base que certaines régions ont mises en place toutes seules, il n’existe aucune procédure normalisée et intégrée aux politiques que les gestionnaires et le personnel de soutien administratif du SPPC peuvent consulter pour obtenir des indications sur le traitement et l’approbation des factures.

Les vérificateurs ont remarqué que les méthodes de gestion des recettes et les contrôles internes relatifs aux principaux contrôles suivants ne sont pas adéquatement documentés :

La mise en place de directives et de procédures visant à améliorer les contrôles susmentionnés réduirait considérablement le risque que les heures recouvrables ne soient pas facturées et veillerait à ce que les heures facturables soient consignées de façon exacte et complète pour comptabiliser les recettes en temps opportun.

L’absence de documentation sur les procédures, les systèmes et les contrôles pertinents a occasionné un manque d’uniformité dans le mode d’administration de la gestion des recettes. Plus particulièrement, il s’agit d’un des facteurs qui contribuent au non-recouvrement de la totalité des recettes auprès des ministères concernés et à d’autres irrégularités observées dans le traitement des heures et la préparation des factures à la grandeur du SPPC, lesquelles sont étudiées dans le présent rapport.

Recommandation

3.2.2 Surveillance et gouvernance

Le cadre de gestion des recettes doit être renforcé pour assurer l’uniformité de la méthode de gestion des recettes et de recouvrement des coûts ainsi que le caractère adéquat des processus de surveillance, de contrôle et de production de rapports à l’échelle organisationnelle et régionale.

Critère : La haute direction étudie les renseignements opportuns sur la gestion des recettes et le recouvrement des coûts afin de prendre des décisions. Des priorités et des objectifs opérationnels sont fixés pour toutes les activités principales, sont consignés et sont reliés à des priorités et à des objectifs stratégiques.

Bien qu’il ne soit pas expressément mentionné dans la Politique sur les services communs du SCT, le SPPC est généralement reconnu comme un prestataire de services obligatoires au titre de cette politique. Son financement repose sur des crédits et le recouvrement des coûts, par l’intermédiaire d’une autorisation de crédit net. Comme le souligne son Rapport sur les plans et les priorités 2010-2011, le SPPC a l’autorisation de recouvrer les coûts des services juridiques fournis aux organismes d’enquête fédéraux. Toutefois, le rapport mentionne que, de concert avec les organismes centraux, le SPPC propose d’étudier des options en vue d’adopter un régime de financement qui éliminerait la nécessité de recouvrer les coûts. Nous estimons que le SCT a accompli peu de progrès ou transmis peu d’indications de façon continue en ce qui concerne les différends en matière de recouvrement des recettes et les problèmes posés par le modèle de financement. Le SPPC mène ses activités dans ce contexte.

De surcroît, nous nous sommes aperçus que la haute direction ne contrôle pas, ne surveille pas et ne planifie pas de façon intégrée la gestion des recettes. Les pertes de recettes et les problèmes de facturation qui touchent une région ou l’AC sont mal communiqués. De plus, aucune mesure n’est prise de manière coordonnée à leur égard. Sans un cadre de gestion des recettes rigoureux, le SPPC risque de ne pas pouvoir veiller à ce qu’une méthode de gestion des recettes et de recouvrement des coûts uniforme et rationnelle soit mise en œuvre et soutenue par des processus de surveillance, de contrôle et de production de rapports adéquats à l’échelle organisationnelle et régionale.

Recommandation

3.2.3 Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités liés au recouvrement des coûts et aux recettes à l’échelle organisationnelle ne sont pas consignés par écrit, à l’exception des processus généraux de comptabilisation du temps. Les responsabilités varient d’une région à l’autre et au sein même de l’AC dans les domaines de la facturation, de la comptabilisation du temps et de la perception des recettes.

Critère : Les responsabilités et les rôles des parties concernées devraient être clairement définis et bien communiqués.

Il est essentiel de définir clairement et de bien communiquer les responsabilités et les rôles pour favoriser la responsabilisation et la prise en charge. Au SPPC, le personnel de la DFA et de la DPREG œuvrant à l’AC, les procureurs fédéraux en chef (PFC) et le personnel des poursuites des régions assument ensemble la responsabilité de gérer les recettes. De plus, le personnel financier du PSG établi à l’AC et dans les régions apporte du soutien au SPPC. Les responsabilités et les rôles du SPPC et du PSG en ce qui concerne les tâches administratives connexes que le PSG accomplit pour le compte du SPPC ne sont pas clairement décrits ou mis en œuvre uniformément dans chaque région.

Le niveau de pouvoir requis pour gérer des PE et des ententes relatives aux recouvrements des coûts est indiqué dans le tableau des pouvoirs délégués du SPPC. Conformément à ce pouvoir, les administrateurs désignés peuvent signer des PE ou des accords contractuels similaires avec d’autres ministères, des sociétés d’État et d’autres organismes afin de recouvrer les dépenses engagées par le SPPC au départ. Les agents délégués, y compris les PFC, les directeurs généraux et la DPF, peuvent mettre en place et signer des ententes sur le service à la clientèle avec les ministères et les organismes concernés relativement à la prestation de services juridiques. Toutefois, nous avons relevé un nombre peu élevé de PE ou d’accords contractuels en place et pas assez d’ententes officielles sur la facturation avec les ministères concernés. En outre, la surveillance des factures est minimale, puisque le tableau des pouvoirs délégués ne contient aucune définition quant à l’approbation des factures.

Compte tenu du partage des responsabilités entre certaines unités organisationnelles décentralisées du SPPC et du PSG, il faut bien définir et documenter les responsabilités et les rôles pour assurer une saine gestion des recettes.

Recommandation

3.2.4 Contrôle et production de rapports

La direction devrait examiner suffisamment de renseignements opportuns (comptes impayés, relevés mensuels, etc.) de façon plus approfondie pour comprendre, contester et résoudre les questions associées au recouvrement des coûts.

Critère : Un processus efficace est en place pour contrôler activement l’état des pratiques de gestion et des contrôles liés au traitement des transactions et à la gestion des recettes et en rendre compte.

Dans la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du SCT, on entend par contrôle les activités établies par la DPF pour surveiller la mise en œuvre de la Directive à l’échelle de l’organisation. Ces activités devraient permettre à la DPF de porter à l’attention du DPP les difficultés majeures, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, de formuler des solutions et de signaler les problèmes de rendement ou de conformité graves au Bureau du contrôleur général. Elles devraient aussi aider la DPF à informer les PFC et les gestionnaires supérieurs des problèmes de conformité graves.

D’après la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du SCT, les contrôles internes incluent la responsabilité de la DPF de veiller à ce que les contrôles internes aux fins de l’administration des comptes débiteurs soient établis et mis en place et comprennent à tout le moins ce qui suit :

Les observations des vérificateurs sur chacun de ces contrôles internes sont les suivantes.

Séparation des tâches – Nous avons relevé une séparation des tâches entre la DFA et la DPREG. En revanche, peu d’activités sont entreprises pour surveiller et valider l’exactitude et l’exhaustivité des factures envoyées aux ministères et aux organismes concernés. Comme l’indique la section 3.2.3, les responsabilités et les rôles à l’égard de la gestion des recettes ne sont pas définis adéquatement. Voilà pourquoi il faudrait envisager de séparer les tâches de façon appropriée au moment d’appliquer les recommandations des vérificateurs.

Exhaustivité des pistes de vérification des recettes – Le SPPC a recours à un système de comptabilisation du temps (iCase) et à un système financier (SIGF) pour produire des factures et en effectuer le suivi. Nous avons constaté que les risques associés à la communication de l’information financière sont plus élevés que la normale, puisque l’environnement de contrôle du système iCase ne permet pas de veiller à ce que toutes les heures recouvrables soient correctement comptabilisées et facturées par la suite. De plus, le système financier ne comporte aucune fonction consacrée aux comptes débiteurs et n’est pas intégré au système iCase. À l’heure actuelle, chaque région utilise un processus manuel, c’est-à-dire des feuilles de calculs, pour effectuer le suivi des heures facturées par rapport aux recettes perçues dans le système financier. Toutefois, aucun de ces processus n’est contrôlé ou synthétisé centralement. En conséquence, les recettes ne sont pas comptabilisées dans le système financier lorsque le travail est terminé. Enfin, les vérificateurs ont constaté qu’en général, aucun contrôle ne vérifie l’exhaustivité de la facturation et de la perception dans ces deux systèmes cruciaux.

Contrôle – Il y a un manque de surveillance interne permettant d’effectuer le suivi des problèmes de gestion des recettes et d’en informer la haute direction tous les mois ou les trimestres. De surcroît, aucune procédure, aucune ligne directrice ou aucun mécanisme de communication ne fournit assez d’information pour permettre de cerner les questions qui posent problème ou assez de précisions sur l’état des dossiers problématiques, des recettes contestées et des recouvrements de coûts menacés. En 2009-2010, environ 2 800 000 $ de recettes provenant de poursuites n’ont pas été recouvrés. En 2008-2009, c’est une somme de 1 500 000 $ qui n’a pas été recouvrée. Nous avons noté que la direction a pris des mesures correctives pour la clôture de l’exercice 2010-2011 afin de veiller à ce que le déficit des années subséquentes diminue.

Rapports financiers et non financiers périodiques – Les rapports sur la situation financière (RSF) sont préparés mensuellement (à compter d’août) par chaque région, regroupés par la DFA à l’AC et distribués à la haute direction. Ils représentent en grande partie des rapports de gestion du budget et des dépenses. Ils contiennent des estimations des recettes à partir du deuxième trimestre de l’exercice financier et présentent des estimations des recettes en fonction du temps comptabilisé à ce jour et prévu jusqu’à la fin de l’exercice financier ainsi que les recouvrements actuels.

Nous nous attendions à trouver des rapports périodiques sur la gestion des recettes qui fourniraient des renseignements supplémentaires à ce sujet, en particulier sur les frais qui ont été facturés ou non (p. ex. travail en cours), les montants non recouvrables, les montants en litige et les relevés chronologiques des comptes débiteurs. Ce n’était pas le cas. En outre, il n’y avait aucun commentaire sur les écarts, les nouvelles tendances liées au niveau d’activité, la facturation et la perception.

En résumé, l’amélioration des contrôles du suivi et de la production de rapports permettrait au SPPC d’accroître l’efficacité de sa fonction de gestion des recettes et de fournir des renseignements précis à la direction en temps opportun.

Recommandation

3.2.5 Budgétisation et prévision

Le processus à suivre pour contrôler les recettes prévues par rapport aux crédits budgétés ainsi qu’aux recettes nettes en vertu d’un crédit et produire des rapports à ce sujet n’est pas rigoureux et bien compris dans les régions. En outre, le processus servant à gérer les factures et à les transmettre aux ministères et aux organismes concernés n’est pas bien établi.

Critère : Le financement axé sur les crédits est alloué de façon appropriée et les recettes sont contrôlées par rapport aux dépenses engagées en temps opportun.

La Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes du SCT stipule ceci : « Toute allocation de ressources doit s'orienter vers la nette dépendance d'une activité sur les crédits. Le crédit net lie d'une façon explicite les recettes et les dépenses de façon à ce que les gestionnaires aient à gérer non seulement le budget des dépenses, mais aussi celui des recettes. Avec un crédit net, ils ne peuvent dépenser les fonds qu'ils ne reçoivent pas. Les gestionnaires sont donc incités à gérer à la manière du secteur privé. »

Lors de sa création en tant qu’organisation indépendante en 2006, le SPPC a hérité d’un modèle « mixte » pour financer la prestation de services de poursuites réglementaires et économiques. Ce modèle comporte une combinaison de fonds alloués et de recouvrements auprès de ministères et d’organismes, de sociétés d’État et d’organisations non fédérales. Le budget alloué original a été créé au moment de la constitution du SPPC par la réaffectation des portions pertinentes du budget du MJ. Les budgets de crédits ont été alloués aux ministères concernés auxquels ils se rapportaient à l’origine. La DFA a ensuite affecté des crédits aux régions et à l’AC selon les niveaux d’activité budgétés à cette époque. Les services de poursuites sont seulement facturés aux ministères responsables une fois que leurs crédits budgétaires fixes sont totalement épuisés. Les coûts totaux à recouvrer sont facturés aux ministères et aux organismes ne bénéficiant d’aucune allocation budgétaire grâce à l’autorisation relative aux RNC. Puisqu’elle est fixe, l’allocation par ministère concerné n’est pas rajustée selon les priorités et le volume de travail du SPPC. En outre, les poursuites que le SPPC mène sur les nouvelles lois ne sont pas toujours financées. Par ailleurs, les décisions prises quant à l’affectation des crédits budgétaires et à la facturation une fois que le budget est épuisé sont mal consignées ou justifiées.

En 2009-2010, les poursuites réglementaires et économiques ont été financées par des crédits de 7,6 M$ et une autorisation de dépenser les RNC de 11,3 M$ pour régler les dépenses salariales et les dépenses de fonctionnement. Cette situation a entraîné un déficit d’environ 2,8 M$ puisque les dépenses totales se sont élevées à près de 22 M$ pour les poursuites réglementaires et économiques (voir les tableaux 1 et 2).

Tableau 1

Sommaire financier du recouvrement des coûts pour 2009-2010
Total des heures recouvrables dans iCase*
(en date du 28 novembre 2010)
21 597 409 $
Financement alloué 7 682 899 $
Recouvrement de RNC (SIFM) 11 151 114 $
Écart (2 763 396) $
* Le total exclut les 4 000 000 $ en heures non recouvrables qui ont été codées par erreur comme étant recouvrables.

Tableau 2

Dépenses réelles du SPPC en 2009-2010*
Poursuites liées aux drogues, au Code criminel et au terrorisme 108 100 000 $
Poursuites réglementaires et économiques 17 800 000 $
Services internes 21 100 000 $
Dépenses totales du SPPC 147 000 000 $
Excédent lié aux activités 12 200 000 $
*Source : Rapport annuel du SPPC 2009-2010

Nous venons à la conclusion que chaque année, les dépenses du SPPC liées aux poursuites réglementaires et économiques sont supérieures au total des crédits et des RNC recouvrées. Comme le souligne le présent rapport, cet écart est partiellement attribuable à l’absence d’un mécanisme rigoureux de gestion des recettes et de recouvrement des coûts auprès des ministères concernés. En ce qui a trait aux poursuites réglementaires et économiques, les dépenses et les recettes sont traitées de façon indépendante. Autrement dit, le SPPC ne semble pas déterminer ses dépenses en fonction des recettes qu’il génère. Le DPP a le mandat de mener toutes les poursuites qui sont dans l’intérêt public, en dépit de la source de financement.

Nous avons relevé plusieurs cas de comptes contestés par d’autres ministères. Dans la plupart des cas, le SPPC n’aurait pas précisé clairement aux ministères et aux organismes concernés les services juridiques à recouvrer par prélèvement de fonds alloués ou une facture directe. Par exemple, un ministère peut recevoir une facture à la fin de l’exercice concernant une poursuite dont il ignorait l’existence parce qu’il n’est pas l’organisme d’enquête ayant porté l’accusation à l’origine de la poursuite. Ainsi, il est difficile pour les ministères et les organismes concernés de planifier et d’engager des fonds chaque trimestre afin de disposer du montant nécessaire pour régler les dépenses occasionnées par des poursuites pendant l’exercice. Cette situation entraîne un risque financier supplémentaire pour le SPPC.

En conclusion, la méthode de planification, de budgétisation et de prévision risque de ne pas être viable, car elle repose seulement sur une affectation historique.

Recommandation

3.2.6 Gestion des risques

Peu d’information est transmise à la direction sur les risques associés aux comptes non recouvrables et les perceptions contestées.

Critère : Les risques devraient être cernés, évalués et gérés. Des processus de règlement des différends avec les ministères clients sont en place pour les problèmes opérationnels, les risques financiers et le rendement.

Selon le Cadre stratégique de gestion du risque du SCT, la gestion intégrée du risque est une démarche systématique, continue et proactive visant à comprendre, à gérer et à communiquer les risques du point de vue de l'ensemble de l'organisation. Elle favorise la prise de décisions stratégiques qui contribuent à l'atteinte des objectifs globaux de l'organisation.

Nous avons constaté et signalé que la faiblesse des politiques, des processus et des contrôles internes et que la surveillance limitée restreignent la capacité du SPPC à recouvrer la totalité des fonds qu’il devrait recevoir, ce qui réduit les recettes de fonctionnement destinées aux poursuites réglementaires. De plus, le SPPC éprouve de la difficulté à recouvrer des montants auprès de ministères concernés, en partie à cause de l’absence de PE et de l’incertitude entourant le pouvoir de recouvrement prévu dans la Politique sur les services communs du SCT. Le SPPC risque d’avoir peu de recours à sa disposition pour garantir que les ministères paient le temps imputé à un dossier. En outre, les risques majeurs, tels que les comptes contestés, le manque de contrôle en ce qui concerne le traitement des recettes et les services non facturés, sont communiqués à la haute direction de façon sporadique.

D’après nos observations, aucune méthode de gestion des risques rigoureuse n’atténue les risques susmentionnés et la perte de recettes pour l’organisation.

Recommandation

3.3 Respect des politiques

L’équipe de vérification a observé que le SPPC ne s’est pas entièrement conformé aux politiques et aux directives du SCT pendant la période visée par la vérification. Un certain nombre de pratiques administratives doivent être renforcées pour assurer une conformité totale. Les contrôles financiers sont des mécanismes et des processus qui jouent un rôle important pour garantir la conformité des ministères à la Politique sur les services communs, à la Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes et à la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du SCT.

3.3.1 Comptabilisation du temps, création de dossiers et examen de la qualité

Le SPPC doit renforcer l’examen de la qualité des pratiques et des contrôles liés à la comptabilisation du temps, à la création de dossiers et à la facturation.

Critère : Les systèmes, contrôles et pratiques sont conformes à la LGFP ainsi qu’aux procédures et aux systèmes d’enregistrement des coûts du SCT. Les coûts des services juridiques sont comptabilisés de façon adéquate et transparente, recouvrés auprès des ministères clients en temps opportun et accompagnés de pièces justificatives. 

L’exactitude et l’exhaustivité des données de comptabilisation du temps contribuent à l’efficacité de la planification, du financement et de la gestion des activités organisationnelles. Tous les praticiens du droit (procureurs et parajuristes) doivent consigner leur temps dans le système iCase, conformément au PNCT du SPPC. Le PNCT stipule que « pour assurer l’intégrité des données, le temps doit être consigné chaque jour ou dès que possible par la suite. » De plus, il fournit certaines indications quant aux normes administratives régissant la création de dossiers et à la responsabilité des gestionnaires de contrôler la validité et l’intégrité des renseignements consignés. Nos observations ont trait à ces dispositions.

Création de dossiers : Le SPPC recouvre des recettes auprès de 36 ministères et organismes différents. Il y a 187 numéros de commande (p. ex. portefeuilles, initiatives ou directions au sein d’un ministère client). Nous avons constaté un manque de rigueur dans la création de nouveaux dossiers pour les ministères et les organismes concernés. La définition d’un dossier recouvrable ou non recouvrable et les critères à remplir sont incomplets. Par exemple, on ne sait pas toujours avec certitude quel ministère responsable devrait recevoir la facture des services de poursuites, particulièrement dans les cas où la Gendarmerie royale du Canada porte des accusations ou ceux qui mettent en jeu de nombreuses accusations et lois. La détermination du ministère responsable repose souvent sur l’expérience des procureurs, des administrateurs du système iCase et du personnel administratif. Faute d’une définition et de critères clairs, les dossiers non facturés risquent de ne pas être décelés, en particulier si le personnel est inexpérimenté.

Comptabilisation du temps : Nous avons observé que le temps facturable n’est pas toujours consigné dans le système iCase en temps opportun. En 2009-2010, environ 1,5 M$ sur 2,8 M$ de temps facturables n’ont pas été recouvrés (voir le tableau 1 à la section 3.2.5) parce que le temps a été consigné ou modifié (c.-à-d., les coûts ont été réaffectés à un autre ministère concerné) dans le système iCase après l’envoi des factures trimestrielles. Même si la conformité globale au PNCT est jugée satisfaisante pour la majorité des employés, puisque 66 p. 100 du temps est consigné au cours de la première semaine (voir le tableau 3 sur l’analyse des données de comptabilisation du temps), nous avons remarqué que la date de démarcation pour la facturation en fin d’exercice était le 31 mars 2010, ce qui n’accorde même pas aux procureurs et aux parajuristes un jour de grâce pour consigner leurs heures, afin qu’elles soient incluses dans les factures. Par ailleurs, dans le système iCase, aucune procédure ou aucun contrôle automatisé ne permet de détecter et de prévenir la consignation de temps dans un mois antérieur ou de consigner du temps après l’envoi du relevé de fin de mois ou de trimestre. De plus, l’organisation n’a diffusé aucune communication particulière pour garantir que tout le temps facturable est consigné d’ici la date de démarcation pour 2009-2010. Toutefois, la direction a transmis aux employés des messages en mars 2011 pour leur rappeler l’importance de consigner correctement leur temps avant la fin de l’exercice financier 2010-2011.

Le 20 février 2010, le SPPC a mis en place une politique sur les heures supplémentairesNote de bas de page 1 en réaction à la décision arbitrale rendue au sujet du groupe Droit le 23 octobre 2009. Cette politique oblige les avocats à rapprocher leurs heures de travail à la fin de chaque période de 4 semaines (28 jours civils consécutifs) de façon opportune pour que leurs heures supplémentaires admissibles soient payées. La direction estime que globalement, la politique devrait améliorer la conformité au PNCT. Toutefois, l’équipe de vérification fait observer qu’il est peut-être encore nécessaire d’envoyer des rappels supplémentaires aux employés lorsque la date de fin d’une période financière ne correspond pas à la date du cycle de quatre semaines aux fins du rapprochement des heures supplémentaires (p. ex. le 31 mars).

Tableau 3

Analyse des entrées de temps recouvrable
(1er avril 2009 à novembre 2010)
Nombre de joursRemarque 1 Nombre d’entrées Pourcentage
- 110 à - 1Remarque 2 267 0,52 %
0 à 6 33 963 65,98 %
7 à 13 6 130 11,91 %
14 à 20 4 257 8,27 %
21 à 27 3 189 6,2 %
28 à 59 3 440 6,68 %
60 à 89 175 0,34 %
90 à 119 31 0,06 %
120 à 149 16 0,03 %
150 à 179 1 0 %
180 à 367 5 0,01 %
Total 51 474 100 %
Date de modification :